北京市国家税务局 京国税[1999]199号 北京市国家税务局印发《北京市国家税务局电子邮件系统使用规范（试行）》的通知

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北京市国家税务局 北京市国家税务局印发《北京市国家税务局电子邮件系统使用规范（试行）》的通知
京国税[1999]199号

北京市国家税务局印发《北京市国家税务局电子邮件系统使用规范（试行）》的通知
  京国税[1999]199号
  全文有效
  1999年12月13日
  为了加强我局电子邮件系统的管理，规范我局电子邮件系统的使用，提高我局电子邮件系统的使用效率，特制定《北京市国税局电子邮件系统的使用规范》（以下简称《规范》，附后）下发给你们，另作如下要求：
  一、各单位要严格按照《规范》建立、使用、管理本单位的电子邮件系统，制定相应的管理制度，指派专人负责邮件系统的管理与维护。
  二、市局信息中心负责整个电子邮件系统中“初级域”的管理和维护，分局信息中心负责“次级域”的管理和维护。
  三、电子邮件系统是用于机关业务信息传递的，严禁个人非公务信息的传递。
  四、对于一次数据量超过1Mb字节的大型电子文档，不得使用邮件系统进行传递，可以通过文件传输系统（FTP）传递。
  五、严格按照市局的统一要求，保证本单位的邮件服务器和电子邮件系统的正常运行，不得随意关机。
  六、加强本单位的电子邮件系统的规范使用管理，建立安全制度，保证邮件系统通讯的安全。对于具有密级的公文、数据等信息，不得在邮件系统上传输，严防泄密。
  七、加强对电子邮件地址和邮件信息的管理，杜绝“垃圾地址”和无效地址的存在；杜绝“垃圾”邮件、匿名邮件、恶意邮件的出现。
  八、对于各单位系统中的“公共地址”，要由专人负责使用，原则上每日查看本单位邮件，及时接收邮件、定期清理删除失效邮件，保证公文的传递畅通。个人地址由使用人负责。
  九、2000年1月正式开通全市电子邮件系统，各局信息中心做好培训工作。
  十、本《规范》未尽事宜，各单位可根据情况自行处理，报市局信息中心备案。
  “电子邮件”系统维护管理、解释权由市局信息中心负责。
  附件：北京市国家税务局“电子邮件”系统使用规范（试行）
  为规范我局“电子邮件”系统的使用，特制定此规范。
  一、“电子邮件”系统的用途
  通过全市广域网系统，使用数据专线和专用的通讯设备及软件，实现联网的市局与分局、分局与分局、分局与基层所之间的电子公文、报表、数据等计算机信息的相互交换。
  二、有关“电子邮件”系统的名词解释：
  域：是Group Wise系统中的一个资源的集合，通常包括邮局、报文服务、用户地址等信息。可以按照地域、组织等进行划分，是Group Wise系统中的一个基本单位。由市局统一建立，结构为：“gwdm_局拼音字头”。
  初级域：在Group Wise系统中，第一个建立的域，在这个域下面可以创建其他的域或邮局。
  次级域：在初级域下面建立的域系统，又称为子域或二级域。
  邮局：在域下面创建的，包含用户地址等内容。由市局统一建立，结构为“post_局拼音字头”。
  邮箱：用于存放用户邮件的地方。通常是放在邮件服务器上。
  邮箱地址：系统中用来指明邮箱的指针，和邮箱是一一对应的。
  公共地址：是指为单位和部门创建的邮箱地址（用户ID）。
  个人地址：为个人创建的邮箱地址。
  系统可见：是在整个Group Wise系统中都可以见到的邮箱地址的一种属性。
  本域可见：具有此属性的邮箱地址只能在本域内可见。也就是在本单位可见。
  公共组：是由市局统一创建的组，用来存放具有同一特点或用途的邮箱地址集合。
  私人组：是用户自行定义，用来存放具有同一特点或用途的邮箱地址集合。
  附件：是在邮件中携带的电子文档。
  FTP：是一种文件传输协议。通过专用软件，实现电子文档的传输，是电子邮件系统的补充，使用非常广泛。
  三、“电子邮件”系统的结构
  我局系统中电子邮件系统的结构是按照我局的机构设置和业务管理权限的情况来建立的。市局为整个邮件系统的“初级域”，各分层分别为一个“次级域”，各分局下属单位也分别为一个“次级域”。
  每个“次级域”与“初级域”之间通过广域网线路使用TCP/IP协议直联。各“次级域”之间通过“初级域”相互连接，不能直联。
  在每个“域”下面，建立一个本地邮局，在邮局中建立本单位的电子邮箱地址。
  我局的电子邮件系统的结构图见下：(略）
  四、电子邮箱地址的建立
  在我局电子邮件系统中，电子邮箱地址分为两种：公用地址、个人地址。公用地址是用于市局处室和分局科室、分局科室与基层所之间信息交换的地址，必须按统一规定的固定名称建立。“个人”地址用于“个人”信息交换，可根据使用人的姓名建立，不做统一严格的规定。在建立时要按照下面的原则进行：
  （一）公共地址的建立：用于本部门与上级单位和外单位之间的信息传递。只建立一个并加口令进行保护。
  “用户ID（地址）”：市局处室为汉字处处室名；分局为科室名。（规范见下表）
  “姓名”：为本单位联系人汉字姓名。
  “电话”：为本单位联系电话。
  “部门”：市局为汉字市局机关；分局为汉字的分局名称。（规范见下表）
  “属性（Visibility）”：定义为“系统”（SYSTEM）可见。
  （二）个人地址的建立：用于本人与其他个人之间的信息传递。个人地址（user ID）使用对应的个人网络帐户（network ID）。
  “用户ID（地址）”：本人汉字姓名。名字要唯一（在本局内），对于重名的，在名后加数字来进行区分。
  “姓名”：为本人汉字姓名或为空。
  “电话”：为本人联系电话。
  “部门”：为本人所在部门的汉字名。（规范见下表）
  “属性（Visibility）”：定义为“系统”（DOMAIN）可见。
  公共地址名称及单位名称规范
  市局公共地址名 分局公共地址名 单位名称
  办公室 办公室 东城
  人事教育处 人事教育处 西城
  机关党委办公室 机关党委办公室 崇文
  法制处 法制处 宣武
  行政事务管理处 行政事务管理处 朝阳
  保卫处 保卫处 海淀
  监察室 监察室 丰台
  进出口税收管理处 进出口税收管理处 石景山
  流转税管理处 流转税管理处 门头沟
  所得税管理处 所得税管理处 通州
  涉外税收管理处 涉外税收管理处 顺义
  征收管理处 征收管理处 密云
  计划会计处 计划会计处 怀柔
  信息中心 信息中心 平谷
  税务学会 房山
  北京税务编辑部 燕山
  离退休工作办公室 大兴
  税收科研所 昌平
  稽查局 稽查分局 延庆
  对外
  开发区
  西客站
  稽查
  市局机关
  五、组的建立
  建立用来存放具有同一特点或用途的邮箱地址。便于各部门成批发送邮件。
  对于公共组的建立，要遵循以下的原则：
  A．由市局统一建立包含“公共地址”的公共组。
  B．分局不能建立由“公共地址”组成的公共组，但可以在市局的要求下，建立由“个人地址”组成的公共组。
  对于私人组的建立，可以根据个人的需求，自行建立。
  六、邮件系统的使用
  分局各科室上报到市局各处室间的信息，发往该处室的公共地址；市局各处室下发的信息通过邮件发往分局相应科室的公共地址。对于各分局上报的数据、报表、报告等电子资料，数据量在1MB以下的，可以作为邮件的附件发送，大于1MB请信息中心使用FTP方式发送。
  本规范只适合于Novell公司的Grou Wise4.11电子邮件系统。
  本规范由市信息中心负责解释。