湖北人社局 鄂劳社发[2007]47号 省劳动和社会保障厅 省档案局关于印发《湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法》的通知

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湖北人社局
省劳动和社会保障厅 省档案局关于印发《湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法》的通知
鄂劳社发[2007]47号

各市、州、县劳动和社会保障局、档案局，各参保企业和有关单位：
  现将《湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法》印发给你们，并结合我省实际提出如下意见，请认真贯彻执行。

一、集中管理参保企业和灵活就业退休人员的档案，是推进企业退休人员社会化管理服务的必然要求，是减轻企业负担、维护退休人员切身利益的重大举措，是完善企业养老保险制度的重要内容。各市、州、县劳动和社会保障部门、档案行政管理部门，要切实加强领导和指导；各参保企业和档案托管单位要密切联系与协作，制定切实可行的工作方案，尽快完成退休人员档案移交的工作。

二、各用人单位或现退休人员档案托管单位要组织专门力量，按照实施办法的要求完成退休人员档案整理和相关数据录入工作，切实保证退休人员档案的真实、完整和规范性。档案整理过程中，任何人不得擅自涂改、撤换属于归档范围的档案材料。

三、各单位要认真研究、及时反映贯彻实施细则以及档案移交过程中出现的问题，凡涉及有关养老保险的档案材料重新认定的问题，应报同级劳动和社会保障部门审批。

  

湖北省劳动和社会保障厅

湖北省档案局

  二00七年六月二十六日

  

  

湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法

  

第一章 总 则

  

第一条 为贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发[2003]16号）和省委办公厅、省政府办公厅《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的实施意见》的通知（鄂办发[2003]57号）精神，做好全省参保企业以及灵活就业退休人员的档案（以下统称退休人员档案）管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》及有关法律法规，并结合我省实际，制定本办法。

第二条 本办法所指退休人员档案是由证明其个人经历、职业能力、工资水平及参加社会保险等方面的文件材料组成，是历史、全面、真实反映退休人员情况的重要依据，是国家档案的组成部分。

  

第二章 档案管理的主体

  

第三条 省级养老保险经办机构负责省本级统筹退休人员档案的管理。各市、州、县（市）养老保险经办机构负责本统筹地区退休人员档案的管理。

第四条 县（市）以上各级党委管理的企业领导干部退休后，其档案按企业领导干部管理权限由相关部门负责管理。

第五条 各级各类退休人员档案管理机构应接受同级档案行政管理部门及上级业务主管部门的管理、监督和指导。

  

第三章 档案管理的条件

  

第六条 各地按照每千卷档案不少于10平方米、每万卷档案1人的标准，规划、建设退休人员档案管理场所和配备专（兼）工作人员。

第七条 档案管理场所应分设有档案库房、阅档室和管理办公室，使用标准档案柜或密集架保管，配备计算机等档案信息处理与数据传送设备。

第八条 档案库房必须采取有效的防火、防盗、防潮、防强光、防有害生物等安全措施，保持适宜的温度和湿度（温度以14℃－24℃为宜，相对湿度以45－65%为宜）。库房内应挂贴禁用标识，严禁吸烟和使用明火，不得存放易燃、易爆和其他无关物品。

第九条 退休人员档案日常管理费用按每卷每年不低于30元的标准在“企业退休人员社会化管理服务费”中列支。

第四章 管理机构和人员职责

第十条 退休人员档案管理机构履行以下职责：

（一）执行《中华人民共和国档案法》等有关档案管理的法规和制度，建立并执行档案管理规章制度；做好档案保管的安全、保密、保护工作。

（二）接收、保管企业或有关单位移交的退休人员档案；

（三）制作、维护退休人员的电子档案和信息库；

（四）办理退休人员档案的咨询、查阅和转递手续；

（五）为有关部门提供档案管理的相关数据；

（六）办理其它涉及档案的有关事项。

第十一条 从事退休人员档案管理的工作人员应按规定参加岗前培训考核并持证上岗。

第十二条 档案管理工作人员履行以下岗位职责：

（一）遵守执行有关档案管理的法规和制度，做好档案保管的安全、保密、保护工作。

（二）钻研档案管理业务，提高管理与服务水平，防止档案损失，延长档案寿命。

（三）经办档案保管、交接、转移和利用业务，完成经办业务登记和记录。

（四）不定期检查档案，发现问题及时向领导汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。

（五）及时、准确地统计档案收进、移出、利用等情况。

（六）离开档案管理岗位时，按规定做好档案移交工作。

  

第五章 档案材料的整理

  

第十三条 退休人员档案移交前，由原单位或托管单位负责按照《退休人员档案材料分类规范》（见附件1）的要求，鉴别、整理档案材料以及装订归档。

第十四条 归档材料须是蓝墨水、黑墨水或墨汁书写或铅印、胶印、油印的原件，除电传材料可用复印件（附原件并盖骑缝印）存档外，其它材料均不得用复印件存档。

第十五条 退休人员原单位或托管单位应对退休人员档案的真实、完整、规范性负责，保证归档材料符合认定要求，标明材料形成日期。档案材料不全的，应注明所缺材料的类别和原因。

第十六条 归档材料应按类、件、形成日期的顺序编号并装订后，以统一监制的标准档案盒（袋）建立退休人员个人档案卷宗，并在卷宗封面粘贴《湖北省退休人员档案材料登记表》（见附件2）。

第十七条 不属于归档内容的档案材料，应退还给退休人员本人。不便退还的档案材料，经组织或本人同意，可登记造册后销毁。

  

第六章 档案的移交和接收

  

第十八条 参保企业在职人员和灵活就业人员经批准退休后，其原单位或档案托管机构应按统筹关系及时联系养老保险经办机构，在退休审批后的当年内办理完退休人员档案移交手续。

第十九条 退休人员原单位或档案托管机构移交退休人员档案时，应填报《湖北省退休人员档案交接明细表》（见附件3），移交的档案应符合本办法有关规定，委派工作人员移送档案卷宗到退休人员档案管理机构，并协助办理移交和接收手续。

第二十条 档案管理机构在接收档案时，应逐卷核对《湖北省退休人员档案材料登记表》的记载与移交的档案材料是否一致，逐卷检查档案材料及装订归档是否符合要求。不合要求的，应责成移交单位重新清整理后再移交。

第二十一条 经核对、检查无误的档案卷宗，由档案管理机构的经办人员在《湖北省退休人员档案材料登记表》上签字（盖章）确认后接收。每批次接收的档案，由档案管理机构的经办人员在《湖北省退休人员档案交接明细表》上签字、加盖公章后确认。

  

第七章 档案的保管

  

第二十二条 各级各类档案管理机构要建立、完善和执行档案管理各项制度，努力改善档案保管的物质和技术条件，确保退休人员档案安全。

第二十三条 各档案管理机构负责保管的档案要科学编码、合理摆放，既要保证档案安全，又要便于档案的管理和利用。

第二十四条 各档案管理机构要定期检查所管档案，发现档案损毁、丢失或被盗，应立即向主管部门汇报，并积极采取补救措施，挽回、减少档案损失。

第二十五条 各档案管理机构应采用现代信息处理技术，建立和完善所管档案的信息管理系统，保持档案基本信息库与退休人员社会化管理信息数据库的内容一致。

第二十六条 各档案管理机构应制作、定期维护纸介质档案的电子版和备份，保持其与纸介质档案的内容一致。电子版档案与备份应由不同的工作人员分开保管。经同级劳动和社会保障行政部门核准，电子版档案可以作为恢复纸介质档案的依据。

第二十七条 退休人员已故去的纸介质档案至少保存5周年、电子版档案至少保存10周年。超过保存期限后，经组织同意并登记造册后销毁。对国家和企业有特殊贡献的英模人物档案，按有关规定向有权接收的同级国家档案馆移交。

  

第九章 档案的利用

  

第二十八条 有关单位经办人员要求查阅退休人员档案，应凭单位介绍信和本人工作证，填写查阅登记表，经档案管理机构负责人批准后，由经办人员协助在阅档室内查阅。

第二十九条 退休人员档案一般不准借出，特殊情况应由档案管理机构负责人批准，履行登记与核对手续后借出并限期归还。经办人员应及时核对归还的档案，如发现问题应立即报告，并责成借阅人恢复档案原貌直至追究其责任。

第三十条 抄录和复制档案材料，应经档案管理机构负责人批准，由经办人员核实无误并加盖有“经核实与原件相符”字样的档案证明专用章后，与档案材料原件同效。

  

第十章 附 则

  

第三十一条 各有关单位和个人，均应遵守《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和本办法的有关规定，维护档案安全、合理利用档案。对违反有关规定的行为，由退休人员档案管理机构依据《湖北省档案管理条例》，报请有关部门惩处直至追究法律责任。

第三十二条 本实施办法自下发之日起执行。由湖北省劳动和社会保障厅、湖北省档案局负责解释。

  

附件：1.退休人员档案材料分类规范

2.湖北省退休人员档案材料登记表

3.湖北省退休人员档案交接明细表

  

附件1：

退休人员档案材料分类规范

  

1．履历材料：主要包括经组织认可，记载退休人员个人经历等基本情况的各种登记表、履历表；

2．自传材料：主要指由组织保管，本人所写的有关叙述个人经历、家庭情况和社会关系等自传性质的材料；

3．考核材料：只要包括经组织认定，各种有关自我鉴定、职业身份、工作表现认定的考核考察材料；

4．证明材料：主要包括学历、学位证明材料；学绩、培训结业成绩表；评定技能的考绩、审批材料；专业技术职务任职资格申报表、聘任表等；

5．政审材料：主要包括有关个人问题的申述或交代、组织审查等材料

6．党团材料：包括参加中国共产党、共青团或民主党派的各种申请书、志愿书、登记表等；

7．奖励材料：包括组织命名或授予各种荣誉称号的审批表和事迹材料等；

8．处分材料：包括受到及撤消行政、治安或刑事处分的各种报告、决定、通知、判决书、审批材料等；

9．审批材料：各级主管部门审查批准有关招用、聘用、调动、劳动合同、转业、复员退伍、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等方面的表格和批件材料；

10．其他材料：指其他可供组织参考的材料。

  
附件2：