山西省太原市地方税务局 太原市地方税务局关于进一步加强税收征管档案管理的通知

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山西省太原市地方税务局
太原市地方税务局关于进一步加强税收征管档案管理的通知

太原市地方税务局关于进一步加强税收征管档案管理的通知
全文有效
2008年6月6日
各县（市、区）地方税务局、市直各分局：
根据《山西省地方税收征管规程》中关于税收征管资料管理的要求，结合《太原市地方税务局关于加强税收征管档案管理的通知》（并地税发[2007]55号）规定，为进一步完善税收征管档案的管理，现就有关事项通知如下，望认真抓好贯彻落实。
一、征管资料的建档
分为以纳税人（扣缴义务人）为单位的分户建档和以资料类别为单位的分类归档。
（一）分户建档
1.实行建账核算、查账征收的纳税人征管档案的主要分类及其内容是：
（1）税务登记类征管资料。主要包括税务登记表，变更税务登记表，税务登记验证（换证）登记表，税务证件挂失报告表，注销税务登记申请审批表，开户银行及账号证明和变更报告，生产经营场地证明，组织机构代码证复印件，营业执照复印件，法人代表身份证复印件，有关合同、章程、协议书，税种登记表，房屋、土地、车船情况登记表，企业所得税（或个人所得税）征收方式鉴定表，外出经营活动税收管理证明相关文书，非正常户认定书相关文书，提请吊销营业执照通知书等。
（2）账簿发票类征管资料。包括纳税人财务会计制度（处理办法）报告，会计电算化系统的会计核算软件、使用说明书及有关资料，纳税人首次领购发票申请的税务行政许可申请表及相关文书资料，纳税人领购发票申请表以及自开票纳税人资格认定的文书资料等。
（3）申报征收类征管资料。主要包括：财务会计报表、各类纳税申报表、代征基金规费申报表，税务机关核准实行邮寄申报、数据电文申报等纳税申报方式的文书资料，延期申报申请表及核准文书，延期缴纳税款申请审批表及相关资料，申请减免退税款报告表（书）等。
（4）税源管理类征管资料。包括税务约谈通知书、约谈举证记录、纳税评估工作报告、纳税评估认定结论书等纳税评估文书资料，税务检查通知书等日常检查文书资料，纳税信用等级评定表、纳税信用等级认定通知书、纳税信用等级调整通知书等纳税信用等级评定文书等。
（5）税收执行、税务处罚类征管资料。包括税务检查通知书、检查存款账户许可证明、调取账簿资料通知书、调取账簿资料清单、询问（调查）笔录、陈述申辩笔录、税务处理决定书、纳税担保书、责成提供纳税担保通知书、解除纳税担保通知书、纳税担保财产清单、税收保全措施决定书（冻结存款适用）、冻结存款通知书、解除税收保全措施决定书（冻结存款适用）、解除冻结存款通知书、查封扣押文书、强制执行文书、阻止欠税人出境文书、税务文书送达回证、责令限期改正通知书、税务行政处罚事项告知书等。（税务稽查案件资料应装入相应稽查案卷，纳税人征管档案中只需放入一份处理或处罚决定书即可）
（6）税务救济类征管资料。包括税务行政复议、税务行政诉讼、税务行政赔偿中与纳税人有关的相关文书。
（7）其他征管资料。
2.实行定期定额征收个体工商户征管档案的主要分类及其内容：
（1）税务登记类征管资料。包括税务登记表，变更税务登记表，税务登记验证（换证）登记表，注销税务登记申请审批表，开户银行及账号证明和变更报告，个体户身份证复印件，营业执照复印件，生产经营场地证明，停复业相关文书，税种登记表，房屋、土地、车船情况登记表，外出经营活动税收管理证明及相关资料等。
（2）账簿发票类征管资料。包括个体工商业户聘请财会人员代为建账申请审批表、提出建立收支凭证粘贴簿、进货销货登记簿行政许可申请表及相关资料，纳税人首次领购发票申请的税务行政许可申请表及相关资料，纳税人领购发票申请表，自开票纳税人资格认定的文书资料，收缴、停止发售发票决定书和解除收缴、停止发售发票决定书等相关文书资料等。
（3）申报征收类征管资料。包括个体工商户定额信息采集表、个体工商户定额核定审批表、核定定额通知书、定期定额个体工商户（营业税 ）纳税分月汇总申报表、未达起征点通知书等定额文书资料，批准实行简易申报、简并征期申报纳税方式的文书资料，延期申报申请表和延期缴纳税款申请审批表及核准文书，申请减免退税款报告表（书）等。
（4）税源管理类征管资料。包括税务约谈通知书、约谈举证记录、纳税评估工作报告、纳税评估认定结论书等纳税评估相关文书，税务检查通知书等日常检查文书，纳税信用等级评定表、纳税信用等级认定通知书、纳税信用等级调整通知书等纳税信用等级评定文书等。
（5）税收执行、税务处罚类征管资料。包括税务检查通知书、检查存款账户许可证明、调取账簿资料通知书、调取账簿资料清单、询问（调查）笔录、陈述申辩笔录、税务处理决定书、纳税担保书、责成提供纳税担保通知书、解除纳税担保通知书、纳税担保财产清单、税收保全措施决定书（冻结存款适用）、冻结存款通知书、解除税收保全措施决定书（冻结存款适用）、解除冻结存款通知书、查封扣押文书、强制执行文书、阻止欠税人出境文书、税务文书送达回证、责令限期改正通知书、税务行政处罚事项告知书、税务行政处罚类文书等。（税务稽查案件资料应装入相应稽查案卷，纳税人征管档案中只需放入一份处理或处罚决定书即可）
（6）税务救济类征管资料，包括税务行政复议、税务行政诉讼、税务行政赔偿中与纳税人有关的相关文书等。
（7）各级税务机关要求作为定期定额纳税人征管资料管理的其他资料。
3. 扣缴义务人（委托代征人）档案：
（1）税务登记类征管资料。主要包括扣缴义务人登记表、开户银行及账号证明和变更报告相关资料等。
（2）账簿发票类征管资料。包括发票购领申请表等。
（3）申报征收类征管资料。主要包括：财务会计报表、以及代扣代缴（收）税款申报表等。
（4）税源管理类征管资料，包括税务约谈通知书、约谈举证记录、纳税评估工作报告、纳税评估认定结论书等纳税评估相关文书，税务检查通知书等日常检查文书等。
（5）税收执行、税务处罚类征管资料。包括检查存款账户许可证明、调取账簿资料通知书、调取账簿资料清单、询问（调查）笔录、陈述申辩笔录、税务处理决定书、纳税担保书、责成提供纳税担保通知书、解除纳税担保通知书、纳税担保财产清单、税收保全措施决定书（冻结存款适用）、冻结存款通知书、解除税收保全措施决定书（冻结存款适用）、解除冻结存款通知书、查封扣押文书、强制执行文书、阻止欠税人出境文书、税务文书送达回证、责令限期改正通知书、税务行政处罚事项告知书、税务行政处罚类文书等。（税务稽查案件资料应装入相应稽查案卷，扣缴义务人征管档案中只需放入一份处理或处罚决定书即可）
（6）税务救济类征管资料，包括税务行政复议、税务行政诉讼、税务行政赔偿中与扣缴义务人有关的相关文书等。
（7）各级税务机关要求作为扣缴义务人征管资料管理的其他资料。
（二）分类建档
1.对不适合以纳税人为单位的分户建档，目前主要是指对不具备办证条件但已正常经营或具备办证条件而拒不办理税务登记的纳税人，需要进行造册登记管理而应具备的档案资料，如税务事项通知书、责令限期改正通知书、定额核定通知书等。此项档案应由税收管理员建立。
2.根据税收监控管理需要的综合税收征管资料，应由登记部门、发票管理部门、征收部门、税源管理部门、税收管理员等分别建档。
（1）登记部门分类建档的资料包括：与工商、国税等部门的税务登记信息核对表，纳税人的分类、分行业、分管理机关综合信息资料，接受外地纳税人报验登记资料，以及接收其他相关职能部门传递的应由本部门保管的非正常户认定等资料。
（2）发票管理部门分类建档的资料包括：发票发售统计表（能够通过征收系统生成的，可以以电子形式保存。下同），代开发票申请表及相关资料、发票缴销相关资料，以及接收其他相关职能部门传递的应由本部门保管的自开票纳税人资格认定文书等资料。
（3）征收部门分类建档的资料包括：申报数据统计资料，入库数据统计资料，滞纳金加收数据资料，减免税统计情况等相关资料，以及接收其他相关职能部门传递的应由本部门保管的税务处理决定书、税务行政处罚决定书等资料。
（4）税源管理部门分类建档的资料包括：管户底册、欠税台帐、呆帐税金确认通知书、欠税迁移明细表、欠税清册、亏损弥补台帐、减免税台账、退税申请书、退税（抵税）申请审批确认书、重点税源户管理分户台帐、管辖范围内综合征管情况（《管户基本情况统计表〈分注册类型〉》、《管户基本情况统计表〈分行业〉》、《申报纳税及催报催缴情况统计表》、《重点税源纳税情况统计表》）、个体定期定额户典型调查资料、车船税、房产税、土地使用税税源底册及数据库、个体工商户定额核定汇总审批表、企业冠名发票印制申请审批表、货物运输业自开票纳税人认定表、纳税评估等综合性征管监控资料，税务违法案件（行为）处理建议书、建议稽查立案查处移送书、税务行政执法审批表等相关资料。
（5）税收管理员分类建档的主要资料包括：管户底册、征收台帐、欠税台帐、重点税源户管理分户台帐，管户综合征管情况（《管户基本情况统计表〈分注册类型〉》、《管户基本情况统计表〈分行业〉》、《申报纳税及催报催缴情况统计表》、《重点税源纳税情况统计表》）及工作底稿，定期定额户停（复）业核查情况、非正常户管理情况、管户巡查情况的记录、漏征漏管户清理处理情况、催报催缴情况、对各种涉税事项调查核实报告、重点税源户管理监控情况，以及各级税务机关要求税收管理员归档的其他征管资料。
二、征管资料的整理归档
（一）归档时间
征管资料按所属月份收集整理，按年归档。跨年度的12月份或4季度申报资料归档到所属年度资料中，税务机关对纳税人税款进行汇算清缴或结算的税款按税款入库时间归档。各有关部门、税收管理员应于次月前10日内完成上月征管资料（分户、分类）的收集、整理、装订和归档；各有关部门、税源管理部门、税收管理员应于次年4月底前完成上年资料（分户、分类）的汇总、审核、移交工作；县（区、分）局应于次年5月底完成各税源管理部门移交的上一年度的分户征管档案的归集、入库工作。税收管理员对备查类资料如开业登记资料、财务会计处理办法、营业执照复印件、房屋租赁合同书等信息当年如无变化应逐年结转至分户档案，长期使用。
（二）资料排列顺序
1.当年分户征管档案的排列顺序是：卷宗封面、卷内目录、卷内资料，卷内备考表，封底。
（1）卷宗封面包括编号、纳税人识别码、纳税人名称、档案年度、税源管理部门、税收管理员。编号要以税源管理部门为单位，由县区局冠之以大写字母做为标志（各税源管理部门取得的字母要连续），并由税源管理部门按序以4位数字做为纳税人编号。如小店区地税局营盘税务所管辖纳税人光明材料有限公司，区局以大写字母“A”做为税务所标志，纳税人在税务所编号为0088，则卷宗封面编号为“A0088”；纳税人的名称与编号要与档案盒外标签完全相符。封面表样附后。
（2）卷内目录包括资料分类、以数字由小到大排列的顺序号、资料名称、备注（应有该项内容的划“V”）。
（3）征管资料应按卷内目录顺序依次排列。分户征管档案应当按登记资料、申报征收资料、账簿发票资料、税源管理资料、税收执行资料、税务处罚资料、税务救济资料、其他资料顺序排列。对密不可分的资料，应当依次排在一起，如：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后等。
（4）卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表中的内容，应逐项填写；本卷情况说明主要填写本年度内备查类资料的变动、业务类资料的重要变动、立卷人变化等内容；立卷时间为首次建档时间；征管档案检查时应由检查人将姓名和时间依次填上，以示负责。备考表应置于卷尾，表样附后。
（5）当年分户档案一律分类排序，装入档案盒，上柜在税源管理部门存放。
2.历年分户征管档案的排列顺序是：卷宗封面、卷内目录、卷内资料，卷内备考表、封底。卷宗封面、卷内目录、卷内资料，卷内备考表填写要求同当年分户档案。历年分户档案由县（区、分）局设置档案室，指定专人统一保管，具体保管办法可由县区局自行确定，但总的原则是要按年度、按税源管理部门、按户编号顺序排放，便于检索。
3.分类征管档案的排列顺序同分户档案，该档案由各部门自行保管，专人负责；税收管理员设立的分类档案要自行妥善保管，管户发生变动时，要做好该类档案的移交。
4.注销登记纳税人的征管档案，应由税源管理部门单独做好造册登记，并将有关资料在次年5月底前移交县区局专门存放保管。
（三）装订要求
1.税收征管资料建档时，一律用毛笔或钢笔（蓝黑墨水）、碳素笔书写，字迹工整、清晰，或者统一使用打印文体。
2.分户建档的征管资料应以类别为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；分类建档征管资料比照分户建档管理可以不进行分类，但要统一顺序填写页号。
三、征管档案资料的移交
（一）纳税人经营地址未发生变动，而由于上级税务机关征管范围调整导致改变税务登记机关的，或者虽然经营地址发生变动改变主管税务机关，但税务登记机关未改变的，原主管税务机关应当将纳税人的一户式档案资料向迁入地税务机关移交。移交时，纳税人当年的征管档案资料随户移交，已立卷归档的以前年度征管资料一般不移交，如确实需要可复制并加盖印章交接。移交时应当填写《税收征管档案资料移交清册》（表样见《山西省地方税收征管规程》P506-512，下同），办理好交接手续。
（二）纳税人由于地址变更改变税务登记机关的，需要向原税务机关办理注销登记手续，向迁达地税务机关重新办理设立税务登记手续，征管档案不移交。
四、征管档案资料的查阅和调阅
（一）征管档案资料的查阅
查阅税收征管档案资料的，应在档案室内进行。查阅时，应当填写《税收征管档案查阅登记簿》，同时履行下列查阅手续：
1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅本人管辖的纳税人的档案资料。不属于本人管辖的，一般应由征管（税政）科长批准后方可查阅。
2.外单位需查阅或复制的，必须持单位介绍信，并经分管局领导批准。
（二）征管档案资料的调阅
1.各单位、部门因工作需要调阅有关档案资料的，?应填写《税收征管档案调阅单》，并经分管局领导批准后方可调阅。调阅后不得转借他人，阅后及时归还，违者按有关规定处理。
2.档案管理人员收回资料档案时，应进行核对清点，发现短缺的，应责令查阅人补齐；若发生丢失，应及时报告领导，并采取必要的补救措施。
五、税收征管电子档案的管理
税收征管电子档案是指税收征管过程中形成的各种音像、光盘、碟盘等资料。当前此项工作在我市还未完全开始推广，随着征管工作信息化的要求，必然要逐步开展。目前我市按照省局地方税收征管规程、“两个操作示范”以及“两制”研发出了太原市地方税收征管信息系统，基本实现了征管信息的数据集中和电子化储存并以市直四分局为试点上线试运行，将在适当的时候在全系统推广运行，实现征管档案的电子化管理，电子和纸质档案的双备份。具体实施要求另行发文明确。
六、规范征管资料档案的要求
1.各单位要由征管（税政）科牵头在6月底前建立起本局的征管档案室，配备专人负责征管档案的整理、归集、调阅等工作事宜。
2. 2007年度征管档案的管理仍按照《太原市地方税务局关于加强税收征管档案管理的通知》（并地税发[2007]55号）文件规定执行。该文件有关规定与本通知不一致的地方，自行废止。各单位的有关部门、广大税收管理员要根据本通知要求在2008年8月底前完成2008年上半年征管档案的建立、归集、整理，做好过渡期工作。市局在年终考核中要结合其他征管工作做好此项工作的考核验收。
3.规范税收征管资料是搞好税收工作的重要基础和提升征管质量的有效前提，各单位要在巩固去年征管基础工作成果的基础上，可结合征管工作实际，制定征管档案的移交、查阅、调阅办法从认识提高、办法细化、考核强化等方面结合《税收管理员制度》的考核，真抓实干将贯彻落实好征管资料做为一项系统性工程常抓不懈、抓出成效。
附件一：档案封面表样
档案编号：
纳税人名称：
纳税人识别码：
档案年度：
税源管理部门：
税收管理员：
附件二：卷内备考表表样

本卷情况说明
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