东欧某EPC项目索赔管理实践与启示

税收杂志小助手

作者：韩胜星 李迪 马萧

东欧S国某EPC项目作为第一个在中国信保机构承保下主权商业贷款落地项目，在开工之初就面临业主原因造成的工期延误问题以及新冠疫情和俄乌军事冲突等事件引起的费用上涨问题。本文通过分析承包商在实现索赔目标过程中夯实索赔依据，完善索赔证据，抓住索赔时机等方面所做的分析和措施，以期为参与国际业务的中国承包商提供借鉴参考。
项目概况
上世纪90年代，东欧S国政府基于本国资源，充分发挥热电联产可更好利用国内褐煤，降低天然气及原油进口依赖、减少环境污染、降低供热和电力价格的作用，对B市供热工程进行了规划建设，后期由于政治、经济等原因影响导致计划未完全实施。
近年来，随着S国与中国经贸合作发展良好，S国政府计划利用中国资金来重新启动该计划。经过双方谈判，2017年11月在匈牙利举行的“16+1”中国中东欧峰会上，由中国D集团公司（以下简称“承包商”）与S国B市政府及其所属的E公司（以下简称“业主”）联合签署项目EPC合同。项目执行欧洲标准，建设输送800MW热量的直径DN1000双向预保温供热管道，管线全长约30公里，并在沿途新建两座换热泵站、两座加压泵站。
在中国D集团公司、中国信保机构A、中国政策性银行Z的通力合作下，共同推动本项目成为第一个在中国信保机构承保下主权商业贷款落地项目。2020年1月，中国政策性银行Z与S国财政部签署项目贷款协议。2020年5月，中国信保机构A为本项目出具应收账款保单生效。
风险事件
根据EPC合同约定，项目应当于合同生效后的180天内（即2021年1月23日前）且在满足以下两个条件之后开工：（1）承包商收到全部预付款；（2）业主给予全部进场权。由于业主征地等未能按时完成，直到2021年8月12日业主才签发开工通知，明确2021年12月1日为合同开工日。同时，在新冠疫情和俄乌军事冲突等事件的持续影响下，外部市场环境也发生了重大变化，此时承包商面临的情况是：
一、业主原因导致的工期延误
在项目开工后，由于业主征地未完成致使现场进入权移交延误，承包商无法如期开工。此外，业主延误移交有效设计输入数据，业主已经移交的设计输入数据存在错误、疏漏和不一致及审核时间超出合同约定等，根据合同应由业主负责的工作均未能如期完成，导致项目工期一再延误。
二、材料、设备和人工价格上涨
受新冠疫情以及俄乌军事冲突影响，项目在开工后便遭遇了不可预见的材料、设备和人工价格的异常市场波动，导致项目执行成本大幅上升，超出了一个有经验的承包商可以合理预见的范围。
索赔依据分析
本项目EPC合同通用条款采用1999版FIDIC黄皮书，特殊条款根据双方合同谈判另作修订。合同文件的优先级由高到低依次为合同协议书、澄清记录、特殊条款、通用条款、承包商投标文件及业主（招标）要求。
面对工期延误、价格上涨的不利局面，承包商如果仍按原合同约定的价格和工期执行，只有项目亏损且无法如期完工这一种结果。因此，承包商需通过索赔维护合同权益。索赔的首要工作就是针对上述事件找到合适的索赔依据。
一、工期延误
根据合同协议书第6款约定，项目开工前业主向承包商移交全部现场进入权。此外，根据合同特殊条款及澄清记录中对于业主及时准确提供设计数据等责任都有相关约定。因此，由于业主移交全部现场进入权和设计问题等原因导致的工期延误责任依据较为明确。
二、价格上涨
根据合同特殊条款14.8款【因成本上涨的调整】不适用于此项目，因此，合同中没有有效的支持承包商的成本上涨索赔的条款。另据合同约定，本项目适用S国法律法规。根据S国《合同和侵权法》第636/637条之规定，如果合同约定的要素价格在合同签订后上涨，且上涨幅度超过工程价格的10%，承包商有权要求调整工程价格。然而，承包商只能要求超过10％以上部分的调整，且该调整需在项目完工后进行。因此，对于价格上涨这一承包商最核心的诉求，相关合同条款和法律法规都十分不利。
通过进一步了解S国法律中关于情势变更有关条款，该条款确保了根据指数计算上涨部分可以调整，规避了超过合同额10%以内部分不可调的风险。同时，该条款确保在项目建设期即可调整，规避了项目完工后才调整的风险。
索赔工作推进
一、索赔文件的编制与提交
针对工期延误中属于业主原因导致的4个事件，承包商在2021年12月至2022年5月期间，在原移交计划或审核时间延误后及时发出索赔通知，并在2022年8月根据合同约定向业主和FIDIC工程师提交工期延误索赔报告。
针对材料、设备和人工价格的上涨，承包商在发出索赔通知并在2022年5月提交索赔报告后，根据FIDIC工程师反馈意见，重点就价格上涨计算方式进行了方案比较。在询价对比、S国工业商会CoB指数以及基于S国统计局指数三种方案中，选择了最有利于承包商的最后一种方案作为主推方案。
为了确保索赔文件的准确性和完整性，承包商通过详细的成本分析、数据统计和市场调研来证明成本上涨的合理性，并提交相关证据支持，包括对成本上涨的原因进行分析和解释，并收集相关的市场调研数据、采购记录、合同文件和其他支持文件作为证据。
二、索赔沟通谈判及资料更新
在提交索赔文件后，承包商保持与业主、FIDIC工程师等关键相关方的交流沟通，根据要求适时联合合作方、律师组织会议，积极解释索赔的合理性和必要性，并提供详尽的解释和支持文件，以确保他们对索赔要求的理解和认同。此外，承包商也充分利用当地资源，与市政府和财政部保持密切联系，及时汇报项目进展、我方诉求，以取得相关部门的支持和理解。
承包商定期更新索赔报告，根据FIDIC工程师的要求和回函，将最新的成本数据和相关证据纳入报告中，及时补充相关支持资料完善索赔证据，并在与业主和FIDIC工程师的会议中进行详细说明。以上更新和沟通均有助于保持透明度和及时性，确保所有相关方对索赔进展有清晰的了解。
三、索赔成果的锁定
2022年9月FIDIC工程师分别回函对工期索赔报告中的索赔事件及计算方法予以确认，对价格上涨索赔报告中的索赔事件进行确认。2022年12月FIDIC工程师回函认可承包商提交的调价公式，并提出根据合同条款指示承包商在第一期期中付款时适用。
为尽快推动索赔成果的最终达成补充协议，承包商组织包括业主、FIDIC工程师及S国政府在内的多轮谈判。在谈判中，承包商阐述了相关条款和法律依据以支持索赔的合理性和有效性，展示并提交了收集的价格指数、设计数据问题等资料。同时，也倾听并理解业主和FIDIC工程师的关切和需求，寻求双方的共识和解决方案。针对承包商方诉求和相关证据，业主提出根据当地惯例，因涉及责任问题，政府项目工期索赔无费用补偿。对上述两个索赔，财政部高层提出合并索赔项并一揽子解决方案的建议。
为最大限度地保护项目利益和维护良好的合作关系，双方协商达成一致，按承包商提出的调价公式处理，每月根据S国统计局指数逐月进行调整增补，同时明确工期延长的时间。承包商和业主最终在2023年6月就补充协议达成一致。
索赔工作启示
由于受业主设计输入等影响，本项目仍处于设计工作阶段。通过这一索赔成果的落实，为项目后续顺利推进提供了有利条件，在工期顺延的同时还获得了费用补偿。此外，项目各相关方通过本次索赔工作，对于相关争议处理和推进流程，形成了良好沟通机制，为后续项目履约奠定了良好的基础。从承包商角度看，本次索赔工作成功的启示有：
一、注重相关方管理
本项目为主权商业贷款的EPC项目，项目的相关方众多，除项目业主和承包商外，还主要涉及为了满足融资需求并结合项目资质要求引入的项目合作方，代表业主行使项目管理的FIDIC工程师，财政部、市政府等S国政府机构，以及中国信保机构A和中国政策性银行Z。推进解决索赔需要及时充分了解各方关切，理顺相互关系，做好相关方管理。
业主及S国政府机构对于改善民生推进项目的意愿始终积极如初。S国政府作为主借款人，对贷款期限和贷款成本非常关注，考虑本次费用索赔金额较大，因此财政部的最终获批是成功的关键。每月根据S国统计局指数逐月进行调整增补，对于合同双方都较为公平，也有利于将调整金额纳入财政预算并获得议会批准。
此外，FIDIC工程师是代表业主进行项目管理的专业机构。与FIDIC工程师充分协商，了解其处理意见，对于推进索赔十分关键。正是有了FIDIC工程师的建议和回函认可，逐步明确了费用索赔公式，最终才能推动获得业主批准。
为满足融资需求而引入的项目合作方同样起了十分重要的作用。在前期推进融资过程中，为签订合作协议，承包商和项目合作方曾就EPC内部工作范围和接口划分进行了多轮讨论，形成合理的分担共赢机制，有利于项目合作方在推进索赔工作中利用其在S国的属地资源发挥积极的作用。
二、有力的工作保障
在项目策划阶段，承包商在项目部层面制定了《项目索赔管理程序》以满足合同对索赔工作的要求。成立了由总部领导亲自任组长、相关专家和项目部负责人员组成的项目索赔工作小组，明确定期召开讨论会等具体工作机制，特别是在疫情期间克服时差等影响，利用在线办公手段，及时共享交流信息，为索赔工作提供了制度和组织保障。
在业务资源保障方面，承包商高度重视本项目合同管理，聘请外部合同专家对项目上下游各类合同进行了全面解析，对项目执行团队进行了培训。为做好属地法律风险管理和索赔工作，还聘请了经验丰富的当地律师事务所提供咨询服务，为项目索赔日常工作提供了法律咨询。联合项目合作方与签约律所、合作方律师进行了详细沟通，借鉴了其他项目的索赔工作经验教训，与本项目业主、FIDIC工程师多次深入交流，与市政府、财政部保持相关紧密沟通，理解各相关方的需求和关切。
三、抓住索赔时机
S国本身就是地处欧洲的非欧盟国家。在项目本轮索赔期间，又出现了俄乌冲突、S国大选及政府换届等项目外部变化，以及业主总经理和项目经理频繁更迭、项目征地困难、设计差异及热源电厂改造延迟等项目自身问题。
在项目开工前，承包商及时识别业主对项目履约整体准备不足的“痛点”。在协助业主协调解决问题的同时，也“分兵”积极做好全过程索赔的准备。针对业主的每一个“失误”均按照承包合同约定的沟通方式发出通知，按期提交和更新索赔报告。
在新冠疫情、俄乌冲突影响趋紧时，重在强调承包商遭受的不利影响，并与FIDIC工程师、项目合作方、律师等推进夯实索赔依据和证据。在S国大选及政府换届、业主总经理及项目经理更迭过程中定期保持联系反馈项目进展，在人员到位及生产要素价格趋稳后，策划承包商高层、融资方高层访问，成功组织与财政部长、业主高层、FIDIC工程师代表等多方参与谈判会议，推动确定索赔果实，确保化解工期风险和项目经营成果最大化。
（作者工作单位：中国电建集团核电工程有限公司）