专业雇主服务｜Payroll复杂在何处？

余清泉

Payroll这个词是个舶来品，直译过来是“薪资单”的意思，但从实质内容来说和国内语境下的“算薪”或者“发薪报税”可能更准确一些。国外Payroll已发展出一整套以合规为底层、定期算薪发薪、纳税申报的专业服务；由于薪酬税务这方面的合规具有很高的精准性和专业性要求，通常会依托于软件系统进行Payroll专业服务。
01 Payroll与C&B的区别
为了准确地理解payroll服务，有必要先搞清楚payroll与C&B的区别。国内一般没分那么细，把从管理到实务的全部环节都统称“薪酬管理”（尤其很多e-HR厂商，在这点上经常出现理解偏差和模糊混同）。而国外管理和实务有相对明确的区分，Compensation（“薪酬管理”）一般指企业薪酬规划、薪酬预算以及薪酬调整等管理，有时也与Benefit（“福利管理”）一起统称之为C&B（“薪酬福利管理”）；而Payroll（“薪资单”）一般指每月的考勤薪资核算以及扣缴个税社保，支付薪资并进行税务申报等实务。
即，C&B偏管理，Payroll重实务；C&B受内部管理哲学指引，Payroll受外部法律法规规制；C&B的输出结果是管理文件规则和内部薪酬体系，Payroll的输出结果是发薪支付、社保缴纳和纳税申报。
02 复杂之一：雇佣合规
Payroll复杂之一首先在于雇佣合规。薪资是“劳动报酬”，从含义上就是“劳动的对价”。所以，所有的雇佣合规最后都会集中体现到薪资支付和申报环节，而Payroll的源头也要回溯到雇佣关系开始。
雇主需要遵守的雇佣相关法律法规很多，以美国为例，包括：《公平劳动标准法》（FLSA），《同工同酬法》（EPA），《职业安全与健康法》（OSHA），《健康保险流通法》（HIPPA），《就业退休收入保障法》（ERISA），《移民改革和控制法》（IRCA），《公平信用报告法》（FCRA），《服役就业和再就业权利法》（USERRA），《美国残疾人法》（ADA），《怀孕歧视法》（PDA），《民权法第七章反歧视条款》（Title VII），《就业年龄歧视法》（ADEA），《综合预算调节法》（COBRA），《家庭和医疗休假法》（FMLA），《工人调整和再培训通知法》（WARN）等等。另外，联邦和州还有不同层面的规定，加剧了复杂性。
随着近年来雇佣关系多元化、灵活化的趋势，还会面临不同类型用工关系的区别，以及用工形式变化和雇佣法律演变。这里最典型的就是Employee和Contractor的区别，一般用前者指称标准“劳动关系”下的雇员，后者指称平台“合作关系”的独立承包商；某些角度来说相当于国内“劳动关系”与“灵活用工”的区别。这些都是全球各国正在面临的雇佣现象，其中涉及到大量的劳动法、合同法等前沿法律问题。
03 复杂之二：复杂算薪
Payroll复杂之二在于复杂算薪。大家一般提到算薪时首先想到的是内部薪酬制度和管理带来的复杂性，例如佣金、绩效、奖金的计算等等，但实际上这仅仅是内部管理规则；而Payroll提到的复杂算薪还有很多在于外部政策规则。
外部规则复杂性，首先是出勤对价。与工时、考勤、休假等相关的算薪规则是要符合法律法规政策之内的管理。这一块儿相对复杂，按照我们之前的梳理，至少包含30种出勤对价规则情形；而且很多规则还具有地域差异，需要按照属地规则来执行。
外部规则复杂性，其次是法定扣缴。这部分在美国经常用“Burden”（义务）这个词，欧洲有些会用“Statutory Expenses”（法定费用）多一些。法定扣缴包含了社保、公积金、个税等各种扣缴计算。具体而言主要是两大类：第一类是Employment Tax 工资税（如个税等），第二类是Social Insurance社会保险（如养老保险、失业保险、医疗保险等）；除此之外还有其他一些当地特有的费用。不同国家和地区差异很大，具有很强的政策性和复杂性。
04 复杂之三：跨域发薪
Payroll复杂之三在于跨域发薪。国外经常用payment这个词来表示具体的发薪支付。发薪绝对不是一个简单的事情，尤其在跨地域情形下。
首先遇到的是金融监管，支付是一个强监管领域。银行必须要遵循KYC（客户验证）规定以及AML（反洗钱）规则，并且还有一系列的金融专门监管要求。即使只是在国内，真正到跨地域发薪支付实操时，还需要考虑银行网点布局、正常经营主体监管、工作日时限、银行资金调拨、对账等一系列问题；还会有一定概率遇上账户冻结、限额等等特殊情况。
然后如果涉及到跨境，那就还涉及到一系列的国际金融与法律问题。要考虑不同国家的外汇管制政策，以及随时波动的货币汇率，不同国家和地区对于工资支付也有着特别的法律规定和监管要求。当然，还有随之而来的纳税申报义务等等。
05 复杂之四：法定申报
Payroll复杂之四在于法定申报。包括纳税申报、社保医保公积金申报等等，这些都是具有强制力的法定义务，雇主必须了解每个涉及员工的申报要求，并确保合规遵从。
再以美国为例，雇主和雇员都要从美国国税局IRS网站了解自己应当做的纳税申报，它有专门的页面详细罗列了各种情形复杂的纳税申报、缴纳、抵免扣除以及申报表格等等。如，W-4表，雇员预扣税金证明；W-2表，雇主支付工资和纳税申报表；W-3表，工资和税务表；940表，联邦失业税报告表；941表，季度联邦纳税申报表；944表，雇主年度联邦纳税申报表；8027表，小费收入年度信息申报表；附表H（1040表），家庭雇员工资纳税申报表；WH-347表，认证工资单；W-9表，承包商工资信息申报表（非雇员）；1099-NEC表，承包商支付工资和纳税申报表（非雇员）；1099-MISC表，杂项收入申报表（租金、医疗保健付款、奖品和奖励等杂项付款）；1096表，所有1099表的摘要；1095-B表，健康保险信息表；1094-B表，健康保险传输表（用于向IRS发送1095-B信息传输）；1095-C表，雇主提供的健康保险信息表；1094-C表，雇主提供的健康保险传输表（用于向IRS发送1095-C信息传输）。
国内的法定申报也并不简单。《个人所得税法》第二条列明了9种类型的个税：工资薪金所得，劳务报酬所得，稿酬所得，特许权使用费所得，经营所得，利息股息红利所得，财产租赁所得，财产转让所得，偶然所得。税率也分成三类：综合所得适用3%～45%的超额累进税率，经营所得适用5%～35%的超额累进税率，利息股息红利所得、财产租赁所得、财产转让所得和偶然所得适用20%的比例税率。企业在申报时首先务必确保正确适用所得分类；然后在具体纳税申报实操中，专项附加扣除、累计预扣法、汇算清缴等都具有一定专业性和复杂性，需要专业的payroll解决方案。
同理，面向公共机构的申报不仅仅限于个税，包括社保、医保、公积金等等，都有非常复杂的政策规定。这些大家比较熟悉，不再赘述。
06 复杂之五：合规审查
Payroll复杂之五在于合规审查。随着公共服务的不断优化和改进，“申报”这个动作本身在不断简化，但这并不代表背后的政策规制也随之相应简化；相反，政策合规性变得越来越重要。
企业必须妥善做好工资相关记录的留存，并积极应对各种可能的合规审查（既有发薪支付本身的审查，也有往前追溯到劳动关系的全生命周期审查）。
越来越多的专业雇主，会采取提前预置合规的方式，在向公共机构申报之前先做自检预审，以确保申报准确性和合规性，尽最大可能减少事后的合规审查风险。劳动用工、社保、医保、公积金、个税不同部门之间需要全局一体化视角，这里确实涉及大量的政策法规，不同数据之间也存在勾稽关系，企业只有构建立体多层次的专业合规自检体系，才能应对越来越精深的合规要求。
小结
Payroll并不只是一个简单的操作问题，而是具有复杂性的整套专业服务。payroll的复杂性体现在雇佣合规、复杂算薪、跨域发薪、法定申报、合规审查等，这种复杂性根源于与雇佣薪酬相关的整套底层政策规制逻辑。在国外，payroll专业服务非常成熟，是一个很大的垂直赛道；而随着我们国内合规的逐步发展，payroll也将会越来越重要，亟须提升专业化、规范化和智能化水平。

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