税务局：员工垫资购买办公用品不合规，这几种情况赶紧自查

李雪

在日常工作中，让员工垫资这个再常见不过的行为，税务局却表示做法不合规，也有涉税风险！

即日起，垫资报销一定要规避这5种行为和3大误区。



员工垫资买办公用品被查
近期，深圳市水务局发布了一则案例：某公司员工因员工在采购办公用品时由私人账户购买然后报销这一行为不合规。



本案中，为什么个人垫资会被查呢？

主要是因为，该公司财务核算不规范，并有偷逃个税的可能性，因此公转私的行为尤为敏感。

并且，通过报销的形式变相发工资，也是不少企业都存在的现象，所以作为税务检查的重点。

案件警醒：

虽说本案中并没有利用个人账户进行违法行为，但是我们注意到，在该处罚书中，税务局认为个人垫资购买办公用品，“该做法既不合规，也带来了涉税风险”！

因此，HR一定要提醒员工遵照财务报销制度，尽量避免个人垫资采购的行为！

员工垫资要注意这5种行为

一、员工垫资金额数目较大

员工垫资购买物品，企业在进行报销过程中，就涉及到了公转私的问题，一旦金额太大，就会被重点监管。

尤其是以下3种情况：

• 任何账户的现金交易，超过5万；
  
  
• 公户转账，超过200万；
  
  
• 似乎转账超20万（境外）或50万（境内）。
  
  

当然，正常业务的垫资，可能很难超过上述标准，但是参考现金管理办法的话，一般来说，尽量不宜超过1000元，超过1000元的，建议直接申请备用金，再进行采买。

二、垫资的员工较多

一般来说，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。

税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税，甚至收到其他处罚。

三、员工垫资次数频繁

正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁的发生垫资报销的业务，则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。


同时，《金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法》（中国人民银行令〔2016〕第3号发布）明确，以下几种行为会被严查：

• 短期内资金分散转入、集中转出或集中转入、分散转出；
  
  
• 存取现金的数额、频率及用途与其正常现金收付明显不符；
  
  
• 短期内频繁地收取来自与其经营业务明显无关的个人汇款；
  
  
• 相同收付款人之间短期内频繁发生资金收付。
  
  

所以，如果企业频繁的发生个人垫付资金购买物品等行为，会受到严格的监管。并且随着金税四期的上线，实现“银税互联”，税务局察觉异常可能会第一时间找上门！

四、员工垫资的支出不能与企业经营特点明显不符

员工垫资一般是为企业经营目的而进行的，如果说该项支出明显与经营特点不符，那就说明可能存在偷逃税款的因素了。

五、员工垫资报销一定要及时

及时报销，首先，有利于内部管理；其次，不会导致会计数据的失真；最后，能在一定程度上避免税局质疑费用的真实性。



注意规避
费用报销3大误区

一、报销表单不符合内控要求


二、发票审验不符合内控要求


三、账务处理不符规定


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