用“敏捷”思维探索PMO运营新思路

税收杂志小助手

作者：赵敬恩 戴博




项目管理办公室（PMO）对提高企业经济效益的价值已得到越来越多的企业认可，但在实践过程中也存在着一些问题。本文尝试将“敏捷”思维引入PMO的管理运营中，以期促进PMO在企业中健康长远发展。

PMO在企业中的定位

PMO职能包括所有与项目管理相关的工作。在战略支持方面，PMO负责组织战略目标的分解、沟通、反馈，建立项目组合，确定优先排序，是组织级项目整体交付能力和资源管理能力的体现；在项目管控方面，PMO负责项目、项目集、项目组合的监控检查，对项目之间的冲突进行协调解决，管理项目收益等项目管理的相关功能；在规范治理方面，PMO负责标准的制定和实施，为项目管理提供支持和服务，为组织培养人才，对经验教训进行整理和归档形成组织过程资产等。
PMO的职能、组织结构等具体形式会因其所在组织的需求不同而有所不同，但总体而言，PMO是负责规范项目相关的治理，促进资源、流程、工具等共享的组织管理架构，在企业中肩负着建立项目管理标准和建设组织级管理体系的责任。向上连接着企业管理层，是企业管理层获得项目管理相关数据的唯一官方来源，支持企业管理层做出正确的决定，完成企业战略的分解；向下连接着项目、项目集、项目组合，为项目和项目经理提供支持，为保证项目的成功交付提供服务，最终实现企业利益。

PMO在运营中存在的问题

主要问题是由于环境快速变化下的需求不确定性而导致的跨部门协同和成本问题。PMO的干系人很多，包括企业管理层、项目经理、项目业主、第三方供应商等，本文只对企业内部的主要干系人，即企业管理层和项目经理进行具体分析，其他干系人可做类似理解。
一、企业管理层的需求不确定性
企业管理层的需求包括组织战略的落地实现，PMO能够在做投资决定时提供精确的信息和数据，确保企业的投资回报率等。企业管理层的需求会因环境的变化而不断变化，导致PMO无法满足企业管理层所有需求，企业管理层看不到甚至不理解PMO的价值，渐渐失去了对PMO的支持，最终导致PMO权限受限，无法跨部门资源协调。
二、项目经理的需求不确定性
项目经理既需要PMO为项目管理提供标准、流程、工具等服务，定期审查项目进展并指出存在的问题，及时提供高效支持，也需要PMO为其自身能力提升、职业发展提供高效的工作环境。但在项目实施过程中，因可协调的资源有限，PMO并不能满足项目经理的所有需求。
三、PMO的协调失衡
PMO是企业战略和项目之间动态联系的协调者，是企业管理层和项目经理之间的高效沟通者，一方面使得企业管理层能够掌控项目的成功交付，另一方面让项目经理参与到组织战略方向的制定和落实中。然而实际情况是，很多组织的PMO并未起到此协调作用，使得企业在交付、战略和运营之间失去了平衡。

引入“敏捷”思维

一、“敏捷”的概念
“敏捷”概念最先是从软件开发领域引入的，其核心是从传统软件开发方式代表的固定范围和弹性时间转向固定时间和弹性范围。在市场需求快速变化的背景下，市场需求决定的“范围”无法固化，因而无法确定投入多少资源，那么不妨先确定已有资源，以资源为约束条件，实现“范围”的最大化实现，最终实现从“计划驱动”转向“价值驱动”。“敏捷”的最大优点就是每一步工作均能实现一部分软件功能，时刻为客户创造价值，而不必等待最终产品的交付。有调查研究发现，“敏捷”方法已在项目管理上广泛使用，有超过47%的组织使用了“敏捷”交付方法，但少有组织在PMO的运营管理中引入“敏捷”思维和方法。
二、“敏捷”的特点
“敏捷”以价值为驱动，一步步贴近最终的产品交付，其特点可以概括为适应性、灵活性、自下而上性和经验性。
1.适应性：无论多么复杂的环境和需求， “敏捷 ”均能以价值为驱动，充分调用自身资源，通过过程中不断地沟通、反馈和学习，保证不间断地为客户创造认可的价值，并最终实现全面价值，“敏捷”的这种迭代过程使其有了“自治”能力，尤其适用于复杂系统。
2.灵活性：是“敏捷”的根本属性，应对因需求的不确定性给最终交付带来的风险。
3.自下而上性：在资源受限的条件下，“自上而下”的方式并不能很好地适应需求的复杂和多变，而“自下而上”的方式逐步向更高层发展，也更符合实际需求。
4.经验性：“敏捷”实际上是一种经验性的过程控制方法，从“计划驱动”到“价值驱动”的转变中，需要从原有预定义过程控制转变为以“人”为核心的经验性过程控制，这样才有更好的适应性和灵活性。
三、将“敏捷”引入PMO运营
“敏捷”的特点使得其对需求具有超强的响应能力和快速反应能力，特别适合复杂系统，而PMO可以看做是企业组织管理架构中的一个复杂系统。将 “敏捷 ”的思维和方法引入 PMO的管理运营中，相信可更好地履行 PMO应有的职责。
仿照软件产品的敏捷开发方式，在PMO的运营中，面对不同干系人的不确定性需求，审视自身资源，实施经验性过程控制，通过在过程中不断地与需求方沟通、反馈和学习，确保每一步工作的价值实现，在不断迭代过程中趋于满足最终需求，从而解决PMO在复杂多变的需求中遇到的问题，建议可以从以下3个方面布局。
1.组建和维护核心团队。相较于传统的“计划驱动”管理模式，“敏捷”思维更能体现人的核心作用，在管理中依据PMO从业人员的个人经验进行过程控制，充分发挥团队的个性能力和创造能力，不再是机械式地按照工作流程执行任务，而是创造属于个人的艺术品，这样“从下而上”的工作方式可以极大提高工作效率。“敏捷”软件开发方法中的Scrum、极限编程、动态系统开发方法等方法也都强调了团队的重要性。因此，面对各种需求组建和维护全方位的核心团队显得至关重要。
2.保持有效的沟通和反馈。“敏捷”思维主要解决的问题就是各种干系人的需求不确定性，要做到对需求的快速响应和满足，所以保持有效的沟通和反馈十分重要。
3.搭建项目管理体系。PMO作为企业中负责项目管理的组织架构，肩负着建立项目管理标准和搭建项目管理体系的责任，成熟的项目管理体系并配以先进的项目管理信息系统会对运营管理起到事半功倍的作用，从而高效地应对各种需求的不确定性。项目管理体系的搭建具体可从各干系人的不同需求和PMO平时积累的成功经验入手，如根据投标经验组建不同类型项目的投标模板库，以满足快速投标的需求。

“敏捷”思维促进PMO管理运营全面提升

将“敏捷”思维和方法引入PMO的管理运营中，可以最大化地缩小需求和交付成果之间的差距，解决计划性和灵活性之间的不平衡，使得PMO能够在交付、战略和运营之间取得正确的平衡，成为组织成功的协调者。同时，由于个人价值的实现， PMO不断给从业人员带来成就感，将更能发挥从业人员的主观能动性，不断促进 PMO的改革创新，进入管理运营的良性循环和全面提升。

（作者工作单位：中国电建集团国际工程有限公司）