微信聊天有风险，这些电子证据HR要注意了！微信、微博、电子合同...

李雪

随着信息时代的到来，短信、微信、电邮、录音、录像等电子数据被作为证据在诉讼中提交。

劳动争议案件中，人民法院如何认定电子证据？
日常工作中，HR应该如何保存和使用电子证据？



看案例，学法律
一、案情简介
2014年12月，张某作为驻外销售工程师入职某科技公司，并与该公司签订了为期3年的劳动合同（至2017年12月）。
张某的月工资标准为4500元。某科技公司向张某支付工资至2017年8月31日，并为张某缴纳了2015年5月以来的各项社会保险。
2016年3月14日，张某在去为公司客户送货并洽谈业务时发生交通事故受伤，于当日住院治疗直至2016年3月29日出院，后被认定为工伤，己达到职工工伤与职业病致残等级标准九级。
张某主张，2017年9月13日某科技公司以其不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作为由，与其解除劳动合同，其正常工作至该日，某科技公司的行为属违法解除劳动合同。
2018年1月7日，其又收到该单位对其下发的终止劳动合同通知书，并出具解除劳动合同通知书（复印件）、解除劳动合同协议书、终止劳动合同通知书加以佐证。
二、裁判结果
一审法院经审理认为，关于张某主张违法解除劳动合同赔偿金的请求，因张某未能提供充分证据证明某科技公司与其违法解除劳动合同，故对其该项诉讼请求难以支持。一审法院判决，驳回张某关于违法解除劳动合同赔偿金的请求。
张某不服，上诉至二中院，请求改判某科技公司支付其违法解除30816元劳动合同赔偿金。
二审法院经审理认为，张某主张某科技公司系违法解除劳动合同，并提交两份公证书予以证明。
其中一份公证书显示，张某的邮箱于2017年9月22日收到公司邮箱发来的名称为解除劳动合同通知书的jpg格式文件，该文件显示，由于“劳动者不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作”，双方劳动关系于2017年9月13日解除，落款日期为2017年9月14日，并加盖某科技公司公章。
另一份公证书显示，天眼查网站上载明，某科技公司的联系邮箱为fd@AB.com。某科技公司认可其公司网址是www.AB.com，但主张其公司工作邮箱为info@AB.com，并非张某所主张的fd@AB.com。
鉴于上述两邮箱后缀均相同，且某科技公司网址是www.AB.com，法院认为应当认定fd@AB.com系某科技公司邮箱。依据上述fd@AB.com系某科技公司邮箱的认定，某科技公司未能提供充分证据证明其解除劳动合同的合法依据，其行为构成违法解除劳动合同。
张某据此要求某科技公司支付违法解除劳动合同赔偿金，于法有据，应当予以支持。二审法院改判某科技公司支付张某违法解除劳动合同27 000元赔偿金。
三、法官说法
该案的争议焦点为：
1、某科技公司是否向张某的电子邮箱发送过解除劳动合同通知？
2、张某是否属于无法胜任工作？
张某提交的电子邮件属于电子数据，其对该电子数据进行了公证并提交了公证书，依照《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第九十四条规定，在没有相反证据足以推翻的情况下，人民法院应当确认其真实性。
因此，二审法院在确认该电子邮件真实性的基础上，依据张某提交的向其发送解除劳动合同通知书的电子邮箱后缀与某科技公司主张的联系邮箱后缀相同、与某科技公司网址亦相吻合两方面事实，得以确认该解除劳动合同通知书系某科技公司发送给张某的。
根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条，因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。该案的请求均围绕用人单位解除与劳动者的劳动合同的合法性而展开，符合本条规定。
在确认某科技公司确实向张某发送过解除劳动合同通知后，应由某科技公司就其所主张的张某无法胜任工作承担举证责任。对于无法胜任工作一项，某科技公司应当就张某不能胜任工作，以及因其不能胜任工作，而对其进行培训或调整工作岗位之后仍不能胜任工作提交证据予以证明，而某科技公司未能提交相应证据予以证明，应属单方违法解除劳动合同，支付张某违法解除劳动合同赔偿金。

电子证据的使用

哪些方面要注意
一、微博微信证据使用
要知道，在劳动争议案件中用人单位通常要承担大部分的举证责任。因为举证不利直接导致的败诉案例实在是太多，到时候HR难免又要站出来背锅。
了解微信微博等电子证据取证的一些基本原则，在预防劳动争议风险方面，HR除了在发微信微博、邮件前要再三检查，不给别人留下负面的证据外，自己在平时和员工沟通时也要注意及时保留证据：
1、微信聊天记录作为证据要符合「合法性、真实性、关联性」的「三性」特征。即微信聊天记录要依法取得、来源合法；所表达的事实或内容真实；与待证事实密切相关。
2、与案件事实有关的内容不得选择性提供：微信聊天记录应当完整地反映对话过程，与案件事实有关的内容不得选择性提供，法庭可以要求补充提供指定期间内的完整对话记录。需要注意的是：如果故意选择性提供对话记录内容，将承担相应的法律后果。
3、注意保留微信聊天记录中对方身份的证据：可以采取对方的认证资料、手机号码锁定、通过聊天细节、微信头像、微信相册、朋友圈等方式确认，必要时也可以请求腾讯公司协助调查。
4、所有证据及时固定，善于利用微信收藏：所有证据都尽可能在第一时间固定保存，避免对方撤回、删改等。对于图片、视频等有保存期限的格式，应注意及时下载或收藏，避免证据灭失而无法举证。
5、微信语音内容应当尽量清晰、准确，双方就所谈论的问题及表态均有明示。尽量搜集除了微信语音之外，其他的相关证据来佐证。理由是微信语音具有难辨识性，准备好其他相关的佐证更为保险。
除了微信聊天记录外，电子合同的签订，同样具有法律效力：
二、电子合同注意事项
20年3月10日，人社部正式发文，认可了以电子形式订立的书面劳动合同。以后用人单位与劳动者协商一致，就可以采用电子形式订立书面合同。

HR在与劳动者签订电子合同时也需注意：
1、要有用人单位与劳动者体现协商一致同意电子合同的证据，企业可以在电子合同文本里注明经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式之类的表述。
2、选择规范的第三方平台，目前做电子签业务的平台非常多，HR可以多考察一些供应商后慎重选择。
3、要确保签字的真实性。企业可以要求劳动者在签字时进行视频录制等形式，同时保存好相关材料。
4、做好签订的电子劳动合同的材料备份，避免因平台问题而带来的数据丢失的风险。
HR使用微信、电子合同等电子工具，一定要注意上述问题的处理！这样，才能在劳资纠纷中保证自己不会成为背锅侠！
内容整理自人力资源管理、劳动法例等账号
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