员工开私家车外出办公，费用能不能报销？

晶晶亮的税月

01
税局回复：
可以报销，但有条件！


问题内容：
公司员工开私家车外出办公的现象越来越普遍，所产生的的燃油费、过路费、停车费等，请问大家是如何处理的？实报实销吗？
税局回复：
企业因工作需要租用个人车辆并支付给员工租金等费用的用车方式，属于租赁，企业发生的租赁费用可凭有效凭证在企业所得税前扣除。企业与个人未签订租赁合同而支付给员工的所得，企业租金费用不允许在企业所得税前列支，员工所得需按“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。 企业与个人签订了租赁合同，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期间发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实合法有效凭证的基础上，允许税前扣除。其他应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
也就是说：
1、员工开私家车外出办公，在单位没有公车的情况下，要想顺利报销燃油费、过路费等，必须要与公司签订租车协议。
2、如果在没有签订租车协议或者签订的是0元租金协议，强行开票报销的话：
（1）对企业来说，会面临相关车辆费用无法税前扣除的风险。
（2）对个人来说，获得的报销款要按照“工资薪金所得”计算缴纳个人所得税。
02
签订租车协议后，
车辆的所有费用都可以报销和税前扣除吗？
并不是。
1、可以报销和税前扣除的费用包括：

提示：所有费用的支出价格必须公允，否则不允许税前扣除。
2、不可以报销和税前扣除的费用包括：

03
“私车公用”还有什么方式？
怎么处理？
一、随工资发放交通补贴
这是目前大型企业、国企最常采用的方式。
优点：随工资定额发放，对企业、对员工都是最方便省事的。
缺点：
交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。
根据国税函〔2006〕245号和国税发〔1999〕58号的规定：

部分地区公务费用的标准如下：

如果当地没有出台政策，只能全额计算个税了。
二、费用发票实报实销
优点：
根据每月私车的实际花销报销，更贴近实际。缺点：
1、税前扣除
根据总局公告2015年第34号和国税函〔2009〕3号规定，企业报销个人的费用，属于福利费支出，在工资的14%限额内扣除。
2、加油费、过路费不能抵扣进项税。
加油费、过路费属于集体福利或者个人消费，进项税不允许抵扣。
3、交通补贴并入工资薪金计算个人所得税。
以上三种方法在税收上的区别，我们制作了表格一目了然。

三、市内出差使用网约车
目前各种网约车软件都很方便，网约车开具的电子普通发票也可以按照发票上注明的税额，抵扣进项税。而且出行也有记录可查，能有效避免虚假报销。
还有一些平台推行了企业版的出行服务，能直接与企业财务对接。员工不需要垫付交通费，也免去了报销流程，更便捷高效。
四、长途出差从租赁公司租车
企业经常去外地跑业务的情况下，可以从当地正规的租赁公司租用车辆，直接取得发票来抵扣进项税和税前扣除，避免了很多麻烦。
同时租赁公司也有非常系统的事故处理方法，可免去企业的后顾之忧。
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来源：梅松讲税；
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封面图片来源于公众号：图说一分为Z 摄影师顾伯群授权本号使用