员工垫资再报销被罚！10月起，费用报销不合规，必须整改！

贾凡

员工垫资这个再常见不过的行为，税局表示做法不合规，也有涉税风险！
员工垫资买办公用品被查！


在检查中，稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形，询问后得知因为企业规模较小，所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买，然后由个人报销，公司再将款项支付给个人，经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实，但该做法既不合规，也带来了涉税风险，稽查人员已要求企业及时整改。
税务部门提醒，深圳市目前很多孵化器类型的企业，因为业务尚处于研发阶段，日常账务管理比较混乱，甚至出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为，但是存在很大涉税风险，不利于公司长远发展。
因此，公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理，防范涉税风险。
本案中，为什么个人垫资会被查呢？
一是因为该公司财务核算不规范，并有偷逃个税的可能性，因此公转私的行为尤为敏感。
二是通过报销的形式变相发工资，也是不少企业都存在的现象，所以作为税务检查的重点。
个人垫资如何入账？
需要注意哪些问题？
一、个人垫资的账务处理

假设个人垫资报销不合规，受到税务机关的处罚，则相应的账务处理如下：

二、个人垫资需要注意哪些问题？
1、员工垫资金额数目较大
员工垫资购买物品，企业在进行报销过程中，就涉及到了公转私的问题，一旦金额太大，就会被重点监管，尤其是以下3种情况：

当然，正常业务的垫资，可能很难超过上述标准，但是参考现金管理办法的话，一般来说，尽量不宜超过1000元，超过1000元的，建议直接申请备用金，再进行采买。
2、垫资的员工较多
一般来说，一个公司负责采购的人员就那么几个，如果大家都垫资报销，就会有以票抵薪或者福利费的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税，甚至收到其他处罚。
3、员工垫资次数频繁
正常情况下，企业发生员工垫资再报销的业务并不多，如果企业频繁的发生垫资报销的业务，则说明企业可能存在以票抵薪的嫌疑。
4、员工垫资的支出不能与企业经营特点明显不符
员工垫资一般是为企业经营目的而进行的，如果说该项支出明显与经营特点不符，那就说明可能存在偷逃税款的因素了。
费用报销5大风险要规避
1、需不需要代扣代缴个税？
老板或财务向个人支付款项时，一定要考虑，这笔款需不需要扣缴个税。
企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配，则很有可能被稽查要求补税。
2、增值税能否抵扣？
拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件：
◆取得合法有效的抵扣凭证
◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目
3、企业所得税能否扣除？
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除，应该主动做调整。例如，铁路电子客票丢失后，企业所得税存在不能扣除的风险。
4、是否存在会计和税法的差异
很多人把会计处理和税法混为一谈，最典型的一个例子是，税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除，很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用，固定资产的净值也变成了0。
这种做法是错误的，会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异，应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。
5、公款私用、恶意报销的风险
个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。
企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：
（1）制定预算，以预算制度来约束费用的报销。
（2）报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据。
（3）应该索取发票清单。
（4）设定专人采购、专人审核、定期采购。
（5）采用公户支付，可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。
注意了！这11种发票不能报销！

来源：财务第一教室，税务大讲堂，梅松讲税，税台，财务经理人，税筹学堂（凡本公众号注明“来源”和“转自”的文章，版权归原作者及原出处所有，仅供读者学习参考，若来源标注错误或侵犯到您的权利，烦请告知，我们将立即删除!）