公司出库单作为会计的原始凭证,需要出纳在出库单的财务联盖银行收讫等收款方式吗?
还是仓库直接把出库单交给会计,出纳把收款回单交给会计就行?企业在制定控制制度以及控制流程的时候,一定要考虑企业的管理水平与现实问题。
在通常情况下,仓库管理员是无权擅自发出商品的,必须要见到公司授权部门或个人的相关凭证,才能发出商品。
一般情况下,销售商品时应该是销售部门开具销售单据(各企业叫法可能不一致),财务部门或信用部门(大企业才有)审核后放行,仓库部门才能根据审核后销售单据发出商品。前述的“销售单据”,就是实务中俗称的“提货单”,可能是纸质的,也可能是单子版的,也可能是二者相结合的;审核后的“销售单据”,可能是在纸质单据上加盖企业专门印章,也可能是在ERP中的电子审核,或者二者相结合的,具体看企业的实际情况。
如果是在纸质上加盖印章的,财务部出纳收取的现金的,通常需要加盖“现金收起”或“银行收讫”印章,以表明收取款项是现金还是银行存款。
仓库保管员在见到审核后的“销售单据”,按照单据列明的商品进行发货;发货完毕后,有的企业需要库管员在ERP系统中生成《出库单》,有的企业不需要。使用ERP的企业,并不一定要求《出库单》必须打印,很多是无纸化的只在系统中生成即可。
按照描述,贵公司似乎《出库单》有打印纸质的可能。对于这种情况,我在实务中原则是,《出库单》已经跟出纳没有责任了,所以不需要出纳人员在上面去加盖什么印章,因为加盖印章代表着一种责任。
由于企业在销售过程中,单据较多,在会计核算时需要将同一经济事务的原始凭证归纳到一起,因此销售过程中产生的“销售单据”、《出库单》、《银行回单》等必须要匹配。这个匹配的工作,如果销售量大的话,也是很繁琐的,财务部负责人可以做出安排,让出纳人员帮忙匹配一下是可以的。
总之,在财务管理中,既要尽可能减少非必要的流程与环节(包括单据等),同时也要满足内控的基本原则,做到职务不相容等,避免产生财务舞弊。
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