电子发票重复入账如何避免？盘点全电发票的贴心设计

Marylouyan

电子发票重复入账的问题一直是很多财务朋友比较头疼的事情，在电子发票越来越多的今天，我们大部分公司还是施行的是把电子发票打印出来后进行报销。
那么实际上这种操作也就面临重复打印，重复报销的问题，而每个公司在应对电子发票重复入账的问题上都有自己的一套方法。
比如
1、通过升级报账系统利用查验接口的电子数据信息进行防重验证。
2、审单会计将电子发票的发票代码和发票号码录入到报销系统的电子发票号码库（可能是自己开发的系统，也可能是简单的excel），防止可能的电子发票重复报销问题。
3、经手人打印出电子发票，在税务网站上查询发票真伪并承诺没有重复报销，手工填写纸制单据，财务人员建立辅助台账在审核时检查避免重复报销。
方法很多，有通过纯技术手段的管控（比如升级报销系统，把发票号码作为必填字段，系统自动查重），也有技术和非技术手段结合（比如报销人负责制，承诺没有重复报销，方便事后追责）。
而现在，全电发票在发票票面增加了一个小细节，提供下载次数的显示，这个新招数其实对于我们在审核发票时候又提供了新的帮助，为查重工作贡献力量。
如图所示，每次你下载发票，发票右边会显示一个下载次数，这样就起到了一定的提示作用，如果报销时候发现是大于1次的，就可以重点关注一下这张发票是否存在重复报销的问题。


当然，这个功能也仅仅是提示辅助作用，毕竟我完全可以把下载次数为1的发票复印，甚至可以ps修改次数。当然这个小提示也增加了一些别人用心的人作假的成本，其实也算是全电发票的一个新举措。
而说起全电发票的新举措，其实很多设计都是解决了我们纳税人的一些实际问题，这些问题虽然不大，但是确实给很多会计朋友形成了不小的困扰，而全电发票把这些困扰都解决了。
01#
再也不用纠结发票开票人和复核人、收款人是否是同一人了。
我们使用增值税专用发票，增值税普通发票时候总是会纠结很多问题。
比如，开票人和复核人、收款人是否能写一个人？

很多人还为此争论不休。
现在好了，全电发票，取消了收款人栏次，也取消了复核人栏次。
只留下了开票人。
大家再也不用纠结开票人、复核人、收款人重复的问题了。

02#
再也不用担心开票人是管理员了。
之前经常收到发票，开票人写的管理员，很多人很纠结收不收类似发票。

现在好了，全电发票是实名登录电子税务局开具。
开票人自动按实名信息显示实际开票人真实姓名，无法修改。

03#
再也不用纠结销售方、购买方银行账户或者地址是否填全了。
之前有很都朋友问二哥，说他们收到增值税普通发票，销售方没有把自己的银行账户和开户行信息写全，到底有没有影响？

还有很多朋友说，取得普通发票，购买方的地址电话、开户行及账户到底需不需要填全。
这个问题也是争议不断。
现在好了，以后全电发票不用再纠结这个问题了。
因为全电发票取消了这些栏次，你根本就不用填这些信息了。

04#
再也不用纠结发票专用章怎么盖的问题了。

纸质的发票要盖发票专用章，有时候盖反了，有时候盖的不清楚旁边加盖，这些问题一直也是纳税人纠结的问题。
长期以来，很多新手朋友就在这些问题上纠结，会计为难会计的事情也经常发生，一个章盖的倒过来，没盖在右下角也来回退票折腾，好不烦人。
现在好了，全电发票根本就不用盖章，也没给你留盖章的地方。
你看到全电发票没有章，别傻不拉几去要求人家盖章了，太不专业了。

05#
再也不用担心备注栏不够大信息填不全的了。
以前发票备注栏框比较小，有些时候比如工程项目名称长，但是必须要备注，备注栏太小了填不全。

全电发票来了，备注栏给整老大了，以后再也不用担心备注栏填写不下了。
而且对于一些必须备注的业务类型，发票直接给了固定的模板，直接把需要填写的增加到发票票面，减轻了备注栏压力，也减少了漏填的风险。
同时这些项目是发票填写必填，也就从源头上控制了发票的开具质量。


不管是增值税专用发票，还是增值税普通发票，发票票面上都有个备注栏。

这个备注栏实际上就是留给纳税人自己填写一些信息的，这个信息填写什么正常是没有规定的，你可以填写你的合同号，也可以填写购买方的合同号等等，反正你正常情况下，你爱填啥填啥，本身就是留给你备注相关信息的。
但是有一些特别的开票规定，你就要非常注意了，这些规定下，备注栏就不能随意了，必须包括特别规定下相关的内容，否则的话你的发票就可能被购买方拒收。
因为作为购买方，他们如果取得的是不合规发票，那面临的就是不得作为抵扣凭证，不得作为扣除凭证等等风险，依据如下：
财税（2016）36号文件：纳税人取得的增值税扣税凭证不符合法律、行政法规或者国家税务总局有关规定的，其进项税额不得从销项税额中抵扣。
国家税务总局公告2016年第17号第六条规定：纳税人按照上述规定从取得的全部价款和价外费用中扣除支付的分包款，应当取得符合法律、行政法规和国家税务总局规定的合法有效凭证，否则不得扣除。
国家税务总局公告2016年第70号规定：营改增后，土地增值税纳税人接受建筑安装服务取得的增值税发票，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称，否则不得计入土地增值税扣除项目金额。
有哪些特别的规定呢？
大家可以看看，小编给大家汇总了一个表格。

具体而言，我们可以重点说说几个常见的备注事项。
01#
提供货物运输服务（注意：这是货物运输）
国家税务总局《关于停止使用货物运输业增值税专用发票有关问题的公告》2015年99号文规定增值税一般纳税人提供货物运输服务，使用增值税专用发票和增值税普通发票，开具发票时应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容填写在发票备注栏中，如内容较多可另附清单。
这个清单没有固定格式，但是内容至少应该包括文件规定的内容项目。

甲公司提供了一项公路运输服务，将客户一批实木桌椅从成都运输到西安。


注：发票信息都是小编手工制图，主要是为了展示备注栏，除备注栏外的其他信息如有疏漏请忽略，主要是展示备注栏。
02#
提供建筑服务
国家税务总局公告2016年第23号规定，提供建筑服务，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。
甲公司是一家建筑公司，为成都市高新区的××公司进行了厂房改扩建工程施工。


03#
销售不动产
国家税务总局公告2016年第23号规定，销售不动产，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在发票“货物或应税劳务、服务名称”栏填写不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。
甲公司销售了自己公司位于成都市武侯区的房产一套。


04#
出租不动产
国家税务总局公告2016年第23号规定，出租不动产，纳税人自行开具或者税务机关代开增值税发票时，应在备注栏注明不动产的详细地址。
甲公司出租了自己公司位于成都市武侯区的房产一套。


其实税务局要求开票加备注，无非就是采集更多关于业务的相关信息，对于有些业务确实需要更多的信息，但是毕竟是需要开票时候多输入内容，所以一直以来很多购买方也比较苦恼，就是销售方不按照规定开票，在发票接收过程中经常出现来回沟通换票的麻烦事。
而且本身是销售方开票不规范，但是购买方却要因此承担不得抵扣、不得扣除的风险，所以加大的销售方的管理，让其规范开票就尤为重要。
而不负众望，全电发票就帮大家实现了这个目的，销售方在开具类似需要备注的发票时候，全电发票票面就设定了相关栏次，而且在开具过程中，这些必须要的栏次必须填写，否则发票就开不出来。

小编给大家具体看看，全电发票在开具时候如何强制要求开具备注栏相关信息的。
我们在开具全电发票时候，首先会让你选择特定业务，你选择不同业务，全都发票的样式就根据业务不同而不同。

01#
建筑服务

你在开具时候，发票开具界面的建筑服务发生地和建筑项目名称是带星号的必填项，你如果不填写，那就无法开具发票。

建筑服务全电发票把这两个信息虽然没放在备注栏，但是作为必填项，也展示在发票上，也是满足了政策的需求。

02#
货物运输
关于货物运输，全电发票直接把起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息增加在发票票面上并设置为必填项加星号。

虽然没放在备注栏，但是作为必填项，也展示在发票上，也是满足了政策的需求。

最终发票的样式如下：

03#
不动产销售

不动产名称及房屋产权证书号码（无房屋产权证书的可不填写），“单位”栏填写面积单位，备注栏注明不动产的详细地址。这些信息也集成在全电发票并设置了星号必填。


04#
不动产租赁
不动产租赁所需的不动产详细地址也集成到发票作为必填项。



所以，全电发票其实很好的解决了发票备注的相关问题，而且把这些问题从开票源头上解决了，避免了作为购买方因此产生的麻烦。
06#
再也不用担心密码区密码超过边框了

对于增值税专用发票，纳税人经常纠结密码区密码打印超出密码框的问题。
全电发票下终于不再纠结这个问题了。
因为全电发票根本没有密码区。

07#
再也不用担心电子发票重复入账的问题了
全电发票增加了确认入账功能，纳税人可以利用这个功能对收到的全电发票进行入账确认。
入账确认后的发票你就不能再次做入账确认了，那么你自然就能有效规避重复入账的问题了。

08#
再也不用担心发票被恶意红冲了
以前二哥税税念公司取得一张增值税电子普通发票，如图：

二哥税税念公司已经将这张发票做了凭证了。
作为销售方呢，它月底突然发现自己本月发票开多了，然后它就偷偷的红冲了一部分发票，其中就有开给二哥税税念公司的这份发票。

这个时候销售方在其开票系统其实是可以直接红冲电子发票，不需要购买方同意。
而当销售方开了红字发票后，原来的蓝字发票并不会出现任何提示。你登录发票查验平台查询这张蓝字发票，其状态依旧是正常的。

纠其原因，就是因为普通发票红字开具不需要开信息表，也就是说不需要上传稽核验证（都是本地验证了一下），其红字信息不会关联到原发票上，所以你不管后面什么时候查询，原发票都是正常状态。
那全电发票是如何有效的解决这个问题的呢？
电子发票服务平台为试点纳税人提供发票入账标识服务，试点纳税人使用该功能时，系统将同步为发票赋予入账状态字样。
如果发票被红冲了，你就无法勾选入账，系统也会显示发票的状态。
如果先勾选入账了，后面发票被红冲了，系统会将勾选入账的信息置灰。
而且对于全电发票，购买方如果已经做了入账确认，那么销售方想要开红字，需要在提交申请后经过购买方的确认才能开具，这就有效防止了恶意红冲的出现。
综上，点赞全电发票！
来源：二哥税税念