威海市环翠区税务局：征管档案数字化带来办税新体验

山东政策君

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为贯彻落实党中央、国务院关于加快推进“互联网+政务服务”的决策部署，持续落实税务领域“放管服”改革，国家税务总局威海市环翠区税务局沿着“以税收电子征管档案管理系统为基础，以提升税务征管电子档案管理智能化、范围多元化、应用标准化和共享可信化能力为抓手，以实现税务征管电子档案管理精准服务、高效运用和降低成本为目标”的总体思路，自8月2日起正式开展电子档案管理系统试点工作，通过涉税资料数字化采集、一户式存储、全过程留痕、无纸化办公，有效解决纳税人多头跑、重复报送纸质资料等问题，大大节约纳税人办税成本，持续优化办税体验，推动了税收征管数字化升级和智能化改造。
科技赋能 “无纸化”让办税更加便捷
“这样就办完了吗？不需要提供复印件吗？”威海瑞通典当有限公司财务负责人白晓静询问后得知，系统上已存入了相关信息，不需要复印件存档，这让她十分高兴。“每次办税就怕带漏资料办不成事，现在也不担心了！这次办理变更登记业务，税务局把我们的身份证等证件录入系统，其他资料只需要我们提供原件采集即可，再也不用因为一两份资料忘带，重复往返企业和大厅了，现在一分钟便可办理成功，特别方便！”

据悉，威海市环翠区税务局升级改造原税收征管电子档案系统，在完成打包归档、档案数据共享、文书资料前后台无纸化流转的基础上，实现与金税三期系统、办税自助终端等业务办理、版式文件应用的无缝对接，提高了征管档案存储、调阅查询和管理维护的信息化水平，打破了纸质资料流转效率低、成本高、难保管的局限。对于纳税人已经报送的资料，例如社会信用代码证照、房屋土地产权证明等原件资料，电子档案管理系统支持一次采集后自动调阅出纳税人报送的历史基础资料重复多次使用，对纳税人来说再次办理同类涉税事项无需重复提供材料，还能通过电子税务局实时查询业务办理进度，切实减轻了纳税人负担，进一步提高纳税人缴费人的获得感与满意度。
信息共享 “网络化”让办税更加高效
传统的档案管理存在标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题，保管、查找、使用需要专人办理，档案实际利用率低，无法实现信息共享。威海市环翠区税务局电子档案管理系统运行后，纸质材料高速扫描生成电子档案，“静态”资料真正变成“动态”信息，税源管理单位和办税服务厅之间不再需要纸质资料传递，“档案电子借阅”功能打通各税务机关涉税档案资料互相访问壁垒，大大节省资料借阅的人力、物力、财力成本，使得双方沟通更加顺畅、流转效率提高，从而带动纳税人、缴费人办税效率的提高，资料传递方式的更新减少了纳税人“两头跑”现象的发生。

“征管资料电子化系统对税务部门来说，可以大幅减少内部纸质资料的流转时间和存储成本，有效避免资料不慎遗失，利用系统可实现对征管资料的定位索找，使档案查询快速、便捷、高效。”威海市环翠区税务局征收管理股负责人张朝华表示，“我们通过税收业务系统办理业务时，会在电子征管档案管理系统中自动生成一个建档任务对应已办业务。税务干部利用实物建档后，即刻生成电子档案，对于确属需要纸质归档的档案，在实物材料上贴好条形码，使之相互对应，查找极为方便快捷。全程数字化办公切实减轻了纳税人负担，提升了办税体验感。该系统推行以来，办税时长平均缩短了60%左右。”
监控前移 “信息化”让办税更加安全
电子档案管理系统为精准监控税收执法和纳税服务提供了有效的“证据链”，税务征管电子文件单套归档和电子档案单套管理的正向效应正逐步体现。在采集监控方面，该系统按统一标准采集资料，对各类业务设定必采资料类别，促进纳税人规范、完整提报资料，对业务办理文件收集不齐全、纸质资料遗失等情况检测，能够有效监督管理税收征管业务办理的规范性，提高工作效率、减少差错率。在档案借阅管理方面，该系统将充分确认借阅人的身份，对资料分类维护时区分标记非敏感档案资料和敏感档案资料，对于敏感档案资料，限制固定借阅档案资料，以AB双人闭环形式借阅；对于非敏感介质，系统支持税务人员在线申请，经审批通过后，以添加水印以及签章的版式文件，在版式文件中附加借阅人名字及时间，发送至借阅人查看。
多节点存储电子征管档案的管理具有难以篡改、全环节节点留痕的特点，能及时发现执法和服务风险，从而促进征纳双方的权责更加清晰、政策更加透明、办税更加便捷、合法权益更有保障，进一步确保了电子档案完整性、可信性、可追溯性，及存储的安全性和长期保存性。

创新中求突破，探索中求发展。该电子档案管理系统上线两周以来，已采集电子档案1378份，涉及登记类、备案类、发票类等8大类69项业务。下一步，威海市环翠区税务局将切实用好电子档案管理系统，节约纳税人成本，在提高办税效率上下功夫，持续推进征管业务档案全面电子化、标准化、一体化管理，“让数据多跑路，让群众少跑腿”，真正让纳税人享受更优质、更便捷、更高效的办税服务体验。
图文：黄小怡
编辑：何欣冉
审核：张桥飞