内蒙古自治区地方税务局 内地税字〔1999〕141号 内蒙古自治区地方税务局关于印发税务稽查档案规范化管理办法的通知
内蒙古自治区地方税务局内蒙古自治区地方税务局关于印发税务稽查档案规范化管理办法的通知
内地税字〔1999〕141号
各盟市、计划单列市地方税务局，区局各直属机构、事业单位：
现将《内蒙古自治区地方税务局税务稽查档案规范化管理办法》印发给你们，请认真执行。在执行过程中有何问题和建议，请及时报告。
内蒙古自治区地方税务局税务稽查档案规范化管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强全区地税稽查档案的规范化、科学化管理，使之更好地服务于稽查工作，根据《中华人民共和国档案法》、《税务稽查工作规程》及国家档案工作有关规定，按照区局规范化管理的要求，结合自治区地税稽查工作的实际，特制定本办法。
第二条 税务稽查档案是指税务稽查机关在执行公务活动中，对依法查处的税务违法案件所产生的各种文书、取得的证据及其他与案件有关的各类资料经过整理后形成的历史记录。
第三条 税务稽查档案规范化管理是指税务稽查机关对依法查处税务违法案件所使用的各类税务文书以及收集到的各种有关案件的文字、音像证明等资料按照档案管理的形式，用规范、科学的管理办法，使税务稽查档案保存完整，发挥其应有作用的活动。
第四条 本办法适用于全区旗县级(含县级)以上各级地税稽查局。
第二章 职位、职权、职责
第五条 各级地税稽查局必须明确一名局长分管稽查档案工作，必须指定专人(或兼职人员)负责稽查档案工作。
第六条 各级地税稽查局档案工作的基本职权职责：
(一)负责结案稽查案件资料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。
(二)建立健全本局稽查档案工作的各项规章制度。
(三)集中统一管理本局的稽查档案，积极提供利用，为稽查工作服务。
(四)监督、指导下级地税稽查局的档案工作。
(五)办理领导交办的其他稽查档案业务工作。
第七条 稽查档案工作分管局长职权职责
(一)监督、指导本系统的各项稽查档案业务建设。
(二)建立健全本系统稽查档案管理办法和制度。
(三)监督、指导、检查、考评本局稽查档案管理人员的工作。
(四)负责本局内稽查档案的借阅审批工作。
第八条 档案管理人员职权职责
(一)学习贯彻《档案法》和有关档案工作的方针、政策、学习档案业务与税务稽查业务，严格执行档案管理办法和制度，保守档案秘密。
(二)负责本局结案稽查案件的收集、整理、立卷、归档工作，并妥善保管。
(三)建立稽查档案管理制度和办法。
(四)完成领导交办的稽查档案业务工作。
第三章 目标及标准
第九条 全区地税稽查档案按照全区地税系统档案规范化管理的总体目标要求，实现档案管理的规范化、科学化、制度化。
第十条 税务稽查档案基础业务建设目标及标准税务稽查案卷原则上符合《机关档案工作业务建设规范》规定。
1.卷内案件材料齐全完整，有机联系，分级适当，保管期限统一准确，案卷类型鲜明。
2.卷内案件材料原则上应按照选案、稽查、审查、执行四环节依次排列。
3.卷内案件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。
4.税务稽查案卷应按照稽查对象分别装订立卷，原则上要求一案一卷，如案件材料过多，也可一案数卷。卷内案件材料一般以100页以内为宜。
5.案卷应有案卷封皮、卷内目录和备考表。封皮、卷内目录所填内容应与卷内材料相符，并用蓝黑碳素墨水书写，文字要简炼，字迹要工整、清晰、规范。
6.装订的案卷必须按顺序依次编写序号。
7.案卷装订要结实、整齐、不掉页，不损坏文件，不妨碍阅读，封底外不得露明线，基本上达到案卷装订书本化。
8.准确划分保管期限，档案鉴定、销毁符合程序及保密要求。
第十一条 税务稽查档案保管条件和档案室管理目标及标准
(一)县级(含县级)以上税务稽查局原则上应单独设立税务稽查档案室。目前还没有条件单独设档案室的，应于次年第二季度将立卷归档的税务稽查案卷，移交到本机关行政档案室统一保管。
(二)各级地税稽查局应将处理完毕的税务稽查资料及时送档案室或档案管理人员立卷归档，统一保管，专柜保存。
(三)档案室必须安全保密，室内卷柜摆放整齐，不得存放易燃、易爆与档案无关的其他物品。
第十二条 税务稽查档案制度建设目标及标准建立健全税务稽查档案的归档制度、保管制度、保密制度、利用制度、统计制度、借阅制度、岗位责任制度等，并严格执行。
第四章 运行程序及联结转换
第十三条 税务稽查案件，应于结案后的60日内，经档案管理人员整理审核无误后立卷归档。
第十四条 税务稽查案卷的归档范围
(一)选案环节稽查文书
1、《立案审批表》
2、《税务案件转办单》
3、《人民来信来访转办单》
(二)稽查环节稽查文书
1、《税务稽查通知书》
2、《询问通知书》及《询问(调查)笔录》
3、《调取账簿、资料通知书》及《调取账簿、资料请单》
4、《发票换票证》及《发票核查单》
5、《税务稽查记录》
6、《税务稽查底稿》
7、《税务机关检查纳税人、扣缴义务人存款账户、储蓄存款许可证明》
8、《税务案件当事人自述材料》
9、《提取证据专用收据》
10、《税务协查函》
11、《税务检查专用证明》
12、《税务稽查报告》
13、《税务稽查结论》
(三)审理环节稽查文书
1、《审理报告》
2、《税务处理决定书》
3、《税务案件移送书》
(四)执行环节税务稽查文书
1、《税务文书送达回证》
2、《执行报告》
(五)采取税收保全措施过程中的税务稽查文书
1、《限期缴纳税款通知书》
2、《纳税保证金收据》
3、《提供纳税担保通知书》
4、《纳税担保书》
5、《纳税担保财产清单》
6、《暂停支付存款通知书》
7、《解除暂停支付存款通知书》
8、《采取税收保全措施、税收强制执行措施审批表》
9、《查封(扣押)证》
10、《查封商品、货物、财产清单》
11、《扣押商品、货物、财产专用收据》
12、《解除查封(扣押)通知书》
13、《阻止出境通知书》
14、《解除阻止出境通知书》
(六)采取税务处理决定的强制执行过程中的税务稽查文书
1、《扣缴税款通知书》
2、《拍卖(查封、扣押)物品审批表》
3、《拍卖商品、货物、财产决定书》
4、《拍卖商品货物财产清单》
5、《税务处罚强制执行申请书》
(七)税务行政处罚听证过程中税务稽查文书
1、《税务行政处罚事项告知书》
2、《税务行政处罚听证通知书》
3、《陈述申辩笔录》
(八)其他税务稽查文书
第十五条 税务稽查案卷的立卷，即税务稽查局把本机关在行政执法工作加上形成的、处理完毕的、具有查考保存价值的案件资料进行系统整理，编立成案卷的活动。
(一)税务稽查案件承办人员应从受理办案开始，注意收集办案过程中形成的材料，并及时整理。案件材料若有遗漏或缺损，应附说明。
(二)案件材料的立卷涉及两个以上单位合办的案件，主办单位保存原件，协办单位保存复制件或打印件。
(三)卷内各类案件材料排列完毕，必须依次编写页号。
卷内材料无论单面或双面，应统一用铅笔在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上解填写页号。图像和声像材料等，在装具上或在声像材料背面逐件编号。
(四)卷内案件材料在装订前要去掉金属物。对破损的案件材料应进行托裱;对于装订区域过窄的案件材料应贴边加宽;对于字迹已扩散的案件材料应复印，并与原件一并立卷。案件材料不允许有圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。案卷应采用三孔一线的方法装订。
(五)案卷目录的填写内容包括：序号、资料名称、页次、经办人。“序号”填写生个资料的顺序排号：“资料名称”填写每个税务文书及有关资料的全称：“页次”填写每个资料所处的页码号：“经办人”填写承办每个资料的经办人员姓名(案卷目录的式样见附表)。
(六)案卷目录填写时一式两份，一份装入案卷内，一份另外订册作为查找依据。
(七)案卷封皮的填写内容包括案件编号、纳税人、纳税人识别号、地址、稽查日期、稽查所属期间、立卷人、立卷日期、保管期限等。以上内容的填写，除立卷人和立卷日期及保管期限外，均取源于该案内的号码和时间(案卷封皮的式样见附表)。
第十六条 税务稽查案卷的保管期限
(一)永久卷类，凡定性为偷税、逃避追缴欠税、抗税、伪造、倒卖、虚开、非法代开发票、私印、伪造发票监制章、发票防伪专用品等并进行了行政处罚的案件，其案卷保管期限为永久。
(二)长期卷类，对一般性税务行政处罚的案件，其案卷保管期限为十五年。
(三)短期卷类，只补税未进行税务行政处罚的案件或者经查实给予退税的案件，其案卷保管期限为十年。
第十七条 税务稽查案卷特殊资料的保管
(一)录音、录像、照片、计算机软盘等档案资料一般以盒(盘)作为保管单位，可按照种类和归档的先后次序进行流水编号，贴上标签，注明项目。如果同一内容分录了数盒(盘)，应视为一个保管单位，编一个号，每盒(盘)再编分号。编号后按规定登入目录。此编号应当和要对应的文字材料的编号相互参照，同期保管。
(二)录音、录像、照片及计算机软盘的保管要求条件较高，环境的温度和湿度不应过高或过低。磁带应每半年左右重新卷绕(倒带)一次。计算机软盘应定期作拷盘处理，以便能够使现代化的资料及信息得到按期保存。
第十八条 税务稽查档案管理人员应按照税务稽查档案统计制度，对稽查案件档案的收进、移出、利用、销毁等情况，进行及时准确的登记、统计。
第十九条 稽查档案管理人员要定期或不定期检查稽查档案保管状况，发现破损或变质的档案要及时修补和复制。
第二十条 税务稽查部门应定期对保管期限已满的稽查案件档案进行鉴定，鉴定工作应在稽查局档案分管局长的领导下，由稽查档案管理人员和有关人员组成鉴定小组，逐卷鉴定，提出处理意见。
第二十一条 对确无继续保存价值的稽查档案应编制档案销毁清册，经本级地税机关分管局长审查批准后方可销毁。销毁档案时要实行双人监销制度，保管全部销毁，防止档案遗失和泄密。销毁后，应由监销人员在销毁清册上签名，并注明“已销毁”字样和销毁日期。同时，将监销情况向领导报告。
第二十二条 税务稽查档案的借阅
(一)各级地税稽查局必须严格执行稽查档案借阅制度，并建立借阅登记簿，对借阅情况进行详细登记。
(二)属于本单位内部工作人员查阅税务稽查案卷的，须经稽查案卷的，须经稽查档案分管局长同意后方可进行。
(三)属于本单位以外的单位和个人查阅税务稽查案卷的，需持单位介绍信和本人证件，并经本级地税机关分管局长批准后方可查阅。
(四)查阅税务稽查案卷一般应在档案室进行。
(五)需要抄录、复制或借阅税务稽查案卷的，须经本级地税机关分管局长批准后，并按照档案管理规定办理手续。
(六)对于确实需要外借的稽查案卷，必须严格履行外借手续，报经本级地税机关分管局长审批。案卷外借后，档案管理人员应定期检查借阅登记簿，对于逾期未还的答案，应向借阅部门催还、索还。对于确实还需继续使用的，应按规定办理续借手续。续借时也应双方共同核对，做到手续清楚。
第二十三条 稽查档案管理人员调动时，要认真办理交接手续。交接时，逐卷核对。发现问题，分清责任，逐级上报。
第五章 考核奖惩
第二十四条 对各盟市地税稽查档案规范化管理的考核奖惩按照《内蒙古自治区地方税务局稽查系统规范化管理实施办法》的有关规定执行。
第六章 附则
第二十五条 各级地税稽查局除税务稽查案件以外的其他文件、报表等资料，按《内蒙古自治区地方税务系统机关档案工作规范化管理办法》规定执行。
第二十六条 各盟市、计划单列市地方税务局可以根据本地区实际，制定具体实施办法，并报自治区地税局备案。
第二十七条 本办法由内蒙古自治区地方税务局稽查局负责解释。
第二十八条 本办法自发文之日起执行。
附件：《案卷目录》(略)
《税务稽查案卷》(略)
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