广东省国家税务局 粤国税办发[2003]89号 广东省国家税务局关于印发《广东省国家税务系统档案管理办法》的通知
广东省国家税务局广东省国家税务局关于印发《广东省国家税务系统档案管理办法》的通知
粤国税办发89号
广东省国家税务局关于印发《广东省国家税务系统档案管理办法》的通知
粤国税办发89号
全文有效
现将《广东省国家税务系统档案管理办法》印发给你们，请认真执 行。执行中有何问题，请及时报告省局。
广东省国家税务系统档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强全省国税系统机关档案管理，提高档案管理工作的质量，维护档案的完整与安全，更好地为税务工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家税务总局关于税务系统档案管理的有关规定，结合工作实际，制订本办法。
第二条 机关档案是指局机关和直属单位在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机软盘等不同形式的历史记录。
第三条 各级税务机关内设各部门应配备专职或兼职的档案员负责收集在工作中形成的档案材料，并整理、分类，集中送到机关的档案室统一保管，不得分散保存。
第四条 档案室工作由办公室领导，在业务上接受上级税务机关和地方同级档案行政管理机关的监督与指导。
第五条 档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规等。
第六条 档案工作的基本职责
一、管理本机关的全部档案，负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、移交、销毁和提供利用等工作。
二、对本机关各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料的收集、整理、分类、立卷、归档工作负有指导、监督和检查的责任。
三、建立健全本机关档案工作的各项规章制度。
四、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
五、按规定向同级档案馆移交应当进馆的档案。
六、办理领导交办的其他档案业务工作。
第七条 档案工作人员要认真执行国家有关保密的法律和行政法规，严守党和国家机密、遵纪守法、热爱档案工作，学习钻研档案业务，熟悉税收业务，努力把档案工作做好，为机关工作和税收业务服务。
第二章 文电的立卷和归档
第八条 本机关在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料（包括声像材料），在办理完毕后，由各部门文书岗位人员进行整理、分类，翌年三月份前向本机关的档案室移交。
第九条 立卷任务的划分
一、各级国税机关内设各部门负责本部门承办文件的立卷。体现谁主办谁负责的原则。
二、局机关内部会办的文件，由主办部门立卷。
三、局机关与外单位会办的文件，属本单位主办的，由本单位主办部门立卷；外单位主办的，本单位以副本立卷，本单位代上级机关草拟的文件及其定稿，由上级发文机关立卷，草稿和副本由本单位立卷。
第十条 立卷归档文件、材料的范围
凡是反映本机关工作主要活动情况，具有查考利用价值的文件、材料均应立卷归档。主要包括：
一、各级发来的文件材料
（一）中共中央、国务院颁发的有关税收工作的命令、决定、决议、指示、通知等文件材料。
（二）中共广东省委、省政府颁发的有关税收工作的决定、决议、指示、通知等文件材料。
（三）上级税务机关有关税收工作的文件材料。
（四）代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本。
（五）上级领导在视察、检查本单位工作时的重要指示、批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。
（六）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。
（七）下级机关报送的重要请示、重要工作计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。
二、本局工作活动中形成的文件材料
（一）本机关颁发的以及与有关单位联合颁发的各种税收规范性文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。
（二）本机关的请示与上级机关的重要批复文件、下级机关的请示与本机关的批复文件。
（三）内容重要的人民群众来信、来访材料，领导的指示及本机关处理形成的记录调查处理报告、统计分析等。
（四）本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。
（五）本机关检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料。
（六）本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。
（七）本机关的历史沿革、大事记、反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
（八）本机关编印的机关动态等信息简报的定稿和印本，编辑出版物的定稿和样本。
（九）本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料。
三、会议文件材料
（一）上级机关召开与本机关工作有关的重要会议文件材料。
（二）本机关局以上领导在全系统税收工作会议、电话会议、专业会议以及其他重要会议的讲话、报告、声像材料等重要文件材料。
（三）本机关召开的全系统工作会议及本机关各部门召开的全系统专业会议文件材料。
（四）本机关的局务会议、办公会议、民主生活会议、党组会议记录、纪要等文件材料。
四、机构、人事文件材料
（一）本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料。
（二）本机关机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、评定职称、调资晋级、职工名册、工资名册、党团名册、报表等文件材料。
（三）本机关及本机关办理的干部、职工的转移工资、行政、党团、工会组织的介绍信及存根。
五、会计财务文件材料
（一）本机关的经费年度预算、决算、账簿、凭证、报表、审计和建房、购房的各种批文、协议、设计图纸、产权证书等文件材料。
（二）本机关或本部门汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
六、其它具有历史查考和利用价值的文件材料
第十一条 不归档的文件、材料范围
凡是不反映本机关主要工作活动情况，没有查考和利用价值的文件均不应立卷归档，由各部门暂存，定期销毁。
一、上级机关普发供参阅，不需办理的文件材料。
二、上级机关征求意见未定稿的文件。
三、本机关的多印重份文件。
四、没有查考利用价值的事务性临时性文件。
五、为参考目的从各方面收集的文件材料。
六、询问一般性问题，一般性表态，提出一般性建议和意见的群众来信。
七、参加非主管机关或同级机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
八、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
九、下级机关送来不应抄报或不必备案的文件材料和供参阅的简报、情况反映。
十、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。
第十二条 归档文件材料的整理
文件归档应按照文件材料自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。从2001年开始，按照国家税务总局和广东省档案局的要求，立卷归档的文件材料实行改革，具体要求是：
一、按照归档范围的规定，归档的文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制；凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
二、凡是原来文件上有会生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用棉线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
三、 省局机关内设机构应归档文件按下列顺序进行排列：粤国税发文件、粤国税函文件、粤国税电、与其他单位的联合发文、粤国税任字、粤国税办发 、粤国税办函、会议文件、签报和其他本单位工作中形成的材料、本单位编发的信息、重要收文等，同一种文件按文号或者日期进行排列。各级国税机关可以参照以上文件顺序进行排列。
四、按保管期限逐级进行分类。归档文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照机构――时间先后排列。
五、在分“ 年度”时，应遵循以下方法：一般文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结 、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，应分开立卷。
六、按照文件材料归档改革办法，取消文书立卷、案卷装订和编写页码，并不再编写案卷目录、文号索引、专题目录等检索工具。将档案管理的保管单位由案卷改为“件”。
七、确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿、正件与附件，两件作为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，文件处理单与被处理文本合为一件。
八、归档文件时，应在每份文件的首页上方的空白处加盖档号章，并使用钢笔、篮黑或黑色墨水填写有关栏目的内容。
九、编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。
（一）“归档 说明”的内容包括：本年度 立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。
（二）“归档 文件目录”应包括以下基本项目：机构、件号 、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目。“归档文件目录”应装订成册并编制封面，且至少应汇编一式二份，其中一份是作为今后进馆的移交目录。
十、将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒内备考表、盒内文件情况说明、整理人、日期。
十一、声像材料应当单独存放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
十二、在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
第十三条 纸质文件的归档
实现办公自动化以后，如果在文件运转过程中取消纸质文件，则在送局领导签发时应打印成纸质文件，将局领导亲笔签发并加盖本单位印章的纸质文件作为底稿归档；正式发文作为具有法律效力的凭证，应打印成纸质文件，并加盖本单位印章后归档。
第十四条 电子文件的归档
为防止电子文件的管理混乱和丢失，办公自动化过程中形成的电子文件应当归档。在公文处理和档案管理 同时实现办公自动化后，电子文件直接归入档案数据库；如果暂未实现档案管理自动化，应当先建立数据库接受归档的电子文件，待档案管理自动化系统建立后，再转入档案数据库。
第三章 档案的管理和提供利用
第十五条 档案部门应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限科学地编写档号，按顺序分别排列放入库房。
第十六条 为确保档案的安全，必须备有档案专用库房、档案专用密集柜和阅览室。新建办公楼，应把档案部门的用房统筹考虑进去，档案专用密集柜要在新楼设计和建筑时，预先铺设轨道和加厚楼层 板，并有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘等设备，经常检查，发现问题及时解决。具有永久长期保存价值的档案，如有破损或字迹失真，应及时修补或复制。
档案部门根据工作需要配备温湿度计、复印机、收录机、照像机、去湿机、吸尘器、空调和微机等设备。
第十七条 建立、健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、保管利用、销毁等情况进行登记和统计，每年按照规定向上级税务机关和同级档案行政管理机关报送档案基本情况统计表。
第十八条 建立全宗卷，以积累本机关的立卷说明、分类方案、交换凭证、鉴定报告、销毁清册、检查记录、全宗介绍等，将有关全宗卷历史发展情况的文件材料集中立卷保管。
第十九条 档案人员调动工作时，应当在离职前将本人保管的档案数量和状况交接清楚。
第二十条 档案工作人员必须熟悉本机关的历史和所藏档案情况，编制必要的检索工具，要不断采用新的技术设备，逐步实现档案现代化管理。
第二十一条 档案的借阅和审批权限
一、本单 位工作人员因工作需要可以借阅库存档案，借阅中央文件、国务院文件、中央领导同志的重要讲话、历年的大批的档案，近期（五年以内）的，由办公室主任审批，必要时请示局领导审批；远期（五年以上）的，由部门领导审批；借阅一般文件可由承办人直接到档案室借阅。
二、借阅 业务档案，属于本人主管业务的文件，由借阅人填写登记后，即可借阅；借阅非本人主要业务机密以下的文件，经本部门负责人同意后方可代借阅；借阅“绝密”级档案，经办公室主任签字后方可借阅。
三、外单位查阅本机关档案必须持有单位介绍信，并经办公室主任签字后方可借阅。
第二十二条 复制档案资料的审批权限
绝密文件、密码电报一律不得复制。其它机密文件或者非本人主管业务的文件必须经局领导签字或办公室主任批准。第二十三条 借阅档案须知
一、借阅档案，必须遵循有关规定，履行必要的手续。填写《借阅档案登记表》，按规定经有关领导批准后借阅。
二、借阅重要档案，一般应在档案室阅览，因工作需要，必须借出的，在送批前要注明。
三、借阅档案人员对档案要特别爱护，禁止涂改、勾画、拆散和抽换案卷，确保档案原貌，安全和整洁。借阅档案，不得转借他人 或给无关人员阅览。借阅人员对案卷要妥善保管，防止遗失、泄密和污损。机密文件未经批准不得抄录和复制。借阅绝密、机密档案，还负有保密的责任，违者按照有关规定处理。
四、借出中央、国务院文件2至3天，其他档案一般3至5 天后，即应归还。借阅人员如出差或调动工作，应即将所借档案全部归还办公室档案室。
五、文书档案所藏档案采取整卷借阅办法。在办理借出、归还档案时，要注意检查，维护档案文件的完整齐全，如发现遗失和污损档案文件等情况，要追究有关借阅人的责任，索回遗失档案材料，并及时报告领导予以处理。
六、2001年以后文件因采用新的文件材料归档方法，不再装订成册，因此，不能将文件带离档案室，只能在档案室里借阅，如需复印按上述有关规定办理。
第四章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十四条 各级国税机关档案室要会同机关内有关部门，根据国家税务总局和当地档案部门的有关规定，结合本单位的情况，制订出本单位档案材料保管期限表，报请办公室主任批准后，作为进行鉴定档案的依据。
第二十五条 档案保管期限的划分：
一、档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。其中：永久为50年以上，长期为16年至50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。
（一）凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的文件材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管，主要包 括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开各种会议 的重要 文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变的文件材料；上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料及对本机关领导人任免的文件材料。
（二）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材 料，列为长期保管。主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要 文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料， 上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料， 下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
具体划分档案保管期限时，按照《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》（国税发64号）执行。
二、档案的保管期限，从档案所属年代的次年1月1日起计算，长期计划、协议、协定、合同等有关文件，按其有效期满后次年1月1日起计算。
第二十六条 档案室应根据档案材料保管期限表的规定， 结合实际工作情况会同各部门业务人 员对所管的档案材料进行鉴定。对确无 保存价值的档案需要销毁时，应写出销毁档案报告，说明拟销毁档案的理由和所属年代，保管期限，销毁数量和简要内容，经有关业务部门领导和办公室主任审核批准后方可销毁。
第二十七条 销毁档案，应编写“销毁档案目录”或在原“案卷目录”上予以注销。销毁档案应由办公室指定二人以上监销， 监销人应在销毁清册上签字。
第二十八条 省局机关应当将永久 保存的档案在本机关保存20年后，经过整理、鉴定，连同案卷目录和有关的检索工具、参考资料，经办公室主任审批后方可向同级档案部门移交。各级国税机关按当地档案局要求移交。
第二十九条 杂志期刊等，按国家档案局、国家出版社颁发的《出版社书稿档案工作暂行规定》管理。
第三十条 各级国税机关会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》管理。
第三十一条 各级国税机关干部人事档案按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》管理。
第三十二条 各级国税机关的税收征管资料档案按照《广东省国家税务局税收 征管资料管理办法（试行）》（粤国税发75号）管理。
第三十三条 本办法自颁布之日起实行。原《广东省国家税务局档案管理办法》（粤国税发114号）同时废止。
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