苏州市国家税务局 苏州国税发[1997]174号 苏州市国家税务局关于印发《税收征管资料管理办法》的通知
苏州市国家税务局苏州市国家税务局关于印发《税收征管资料管理办法》的通知
苏州国税发174号
苏州市国家税务局关于印发《税收征管资料管理办法》的通知
苏州国税发174号
全文有效
各市国税局、市区国税各分局、园区国税局：
现将《税收征管资料管理办法》印发给你们，请各单位认真贯彻执行。
一九九七年七月九日
附件：税收征管资料管理办法
为了进一步规范税收征管资料的管理，不断提高税收征管资料管理水平，更好地适应税收征管改革的需要，根据省局苏国税发(1997)266号《江苏省国税系统税收征管资料管理办法》的精神，结合我市实际，特制定本办法。
一、资料的分类
税收征管资料是指各级国家税务机关为实现税收职能，在税收征管过程中制作和取得的反映税收征管情况、明晰征纳双方法律责任及内部工作权限、责任的各类资料。税收征管资料根据其性质和保管方式不同，可分为：
(一)户籍资料。户籍资料是指反映纳税人基本概况并在一定时期内与征收管理直接相关需经常使用的各种资料(详见附表一)。
(二)日常征管资料。日常征管资料是指日常征管活动中形成的、主要反映纳税人当年税收征管情况的资料(详见附表二)。
(三)稽查资料。稽查资料是指税务机关依法对纳税人实施纳税检查，在选案、稽查、审理、执行四个环节收集或制作的各种证据、工作报告、来往文书等资料(详见附表三)。
(四)综合资料。综合资料是指主管税务机关在收集、整理各类征管基础资料的基础上，按照一定的类别汇总制作的用于反映本单位税收征管综合情况的各种税收征管统计台账、报表，以及存有本单位税收征管情况的各种数据软盘等(详后见附表四、五)。
二、资料的归集、整理
资料的归集、整理工作应责任到人，资料受理(制作)人员应负责资料的归集、整理、录入、移交，并对资料的完整、齐全及相关数据的准确性承担责任，有条件的应将资料的归集、移交、保管等纳入计算机管理。
(一)资料的归集
征管资料实行分类收集，由管理、征收、稽查系列所属各岗位负责归集本部门所涉及到的各类征管资料，其中：
a.户籍资料由管理系列相关岗位负责归集；
b.日常征管资料由征收、管理、稽查系列相关岗位归集；
e.稽查资料由检查人员负责归集；
d.综合资料由各系列落实专人负责制作，其中各类数据由分局计算机技术人员负责备份。
各系列具体负责归集的资料明细详见附表(一)、(二)、(三)、(四)、(五)。
2.各岗位在资料归集过程中应加强审核，以保证收集到的征管资料做到资料完整、数据准确、合法有效；资料不齐全或不符合规定的，收集人应及时按规定补收齐全。
(二)数据的录入、维护
1.数据的录入、维护。为发挥计算机在税收征管工作的应用，实现征管数据共享，保证计算机制作各种综合资料做到准确、及时，各部门在资料收集过程中，应做好征管基础资料的数据维护工作，基础数据的录入原则上由各岗位的资料制作、收集人负责，但也可根据具体情况确定专人负责。
2.数据录入(维护)的时间。征管资料数据录入(维护)人员在接到资料后应立即将各类有关数据输入计算机，不需即时录入(维护)的应在接到资料三日内将数据输入计算机，做到当月数据当月录入(维护)。
3.数据的输出。凡计算机制作的综合性资料均应由各部门在次月的3日前生成，凡需上报的征管报表均应打印成书面资料，经审核加盖单位印章后收集保存，并按规定将报表及数据报有关部门。
有关征管数据录入(维护)的责任部门和要求见附表(一)、(二)、(三)、(四)、(五)。征管数据的录入(维护)人员及责任部门应对计算机内的相关数据以及各种由计算机生成的综合性资料的及时性和准确性负责，并作为其岗位责任制考核的重要内容。
(三)资料的整理
为保证征管资料能够及时归档，提高资料的使用价值，各部门在资料收集过程中，必须做好资料的整理工作，由资料收集人根据资料的不同情况，按下列要求进行整理：
1.分户整理。管理、征收系列收集的所有以纳税人为标志，反映该纳税人本年税收征纳情况的户籍资料、日常征管资料，不论该资料是集中存放还是由各部门分别保管(户籍资料除外)，平时均须按户加以整理，年度终了后按规定要求装订。
2.分类整理。对于两份以上的同一文书，如纳税申报表、税务行政处理决定书等资料，除一份按户归档外，另一份由相关部门按资料的不同类别整理后，年终按类归档；各部门收集的综合性资料也应按资料的类别进行整理。具体实行分类整理的征管资料暂由各单位根据本地的具体情况确定。
3.一案一卷。稽查系列在对纳税人实施税务检查过程中所涉及到的资料，不论被查纳税人是否有税务违法行为，均应按“一案一卷”的要求，由审理部门在案件审理终结后将所有资料移交检查部门，由检查人员按资料收集、制作的先后顺序加以整理。
(四)资料的归档
1.建立资料室。资料室用于集中存放户籍资料、日常征管资料，以及归档的以前年度各类征管资料；户籍资料应按序列存放于资料袋中，日常征管资料必须按户建档，做到一户一夹(合)，有条件的，对纳税人当年的纳税申报资料也可以由征收部门保管，但必须按户建夹(合)，年终按户将资料移送资料室统一归档。
2.归档的期限。各部门在资料收集、整理过程中，应按规定的期限做好资料的归档工作，各类资料具体归档的期限为：
a.户籍、日常征管资料的归档。纳税人的户籍、日常征管资料平时由各岗位收集并整理，月度终了后的二天内以所(科)为单位将资料移送资料室，按户入资料夹(合)，年度终了后45天内统一装订归档；户籍类资料应在资料袋(合)中长期存放，只有该纳税人注销税务登记或该种文书被新制作的文书更替及该文书规定的期限到期，年底应将此类文书随该纳税户的当年征管资料一并归档。
b.稽查资料的归档。所有稽查资料在检查过程中都应由稽查承办人员收集保管，并在稽查结案后60日内移交资料室归档。
c.综合资料的归档。各部门应根据资料的不同性质建立综合资料夹，用于存放当年的综合资料。综合资料不论是手工制作的、还是计算机自动生成的，都必须按月以书面形式加以收集、整理，平时由各部门保存，年度终了后45日内移送资料室。各类征管数据必须每半年分别在硬盘、软盘上备份，软盘在备份后二日内送资料室存档。
3.资料的移接交。为明确工作职责，保证移交的资料完整、齐全，资料受理(制作)人员在资料整理并造册后，以科(所)为单位加以汇集，并办理资料移接交手续。
a.各部门在资料移交前，应根据资料的整理要求将需移交的资料按照16K的标准整理，凡大于16K的应按16K的标准折叠齐整，小于16K的也应按资料整理的先后次序排放整齐。
b.在资料移接交时，资料移交部门应填写《征管资料移接交清册》(见附表六)一式二份，写明移交资料的名称、资料的份数。征收系列在移交纳税申报资料时应按户先进行整理，资料有短缺的必须补齐；对未纳税申报无移交资料的，征收所应出具清单，随纳税人的申报资料一并移送资料室。
c.资料管理人员在接收资料时应认真核对《清册》所列应移交的资料与实际移交的资料名称、份数是否一致，经核对无误后由移接交双方在《清册》上签字，办理移接交手续；对未按规定整理资料或移交的资料不齐全的，资料管理人员应予以拒收。
三、资料的装订
资料装订的质量直接影响资料的保存，在装订征管资料时必须根据资料不同的整理方式，实行分户、分类或“一案一卷”装订，装订时应使用统一的资料封面，做到资料装订齐全完整、牢固整齐。
(一)装订的时间。除稽查资料在案件查处终了后60日内装订外，其他资料在年度终了后45日内装订。
(二)装订的规格。资料装订必须以16K为标准，大于16K的，应按照16K 的标准折叠整齐，小于16K的应排放齐整、便于装订；装订的资料一般一户(或一类)一册，如资料特别多可根据实际需要增加装订册数，每册的厚度一般不超过2公分。
(三)资料装订的顺序。资料的装订顺序为资料封面、目录、卷内资料、封底，卷内资料的装订顺序为：1.分户装订的资料：按税务登记(归档部分)、税款征收、发票购领、其他资料的次序装订，其中税款征收按月排序，每月各项资料排列的先后次序为：纳税申报表、申报表附表、财务报表、缴款书、其他征收资料；
2.分类装订的资料：分类装订的文书按该类文书产生的先后次序排列，综合类资料按月排列装订；
3.案卷的装订：按照选案、检查、审理、执行各环节收集的资料为先后顺序装订。
下列资料按以下规定装订：
1.税收会计资料按会计改革的要求装订；
2.个体工商户(不含增值税一般纳税人)的税收资料，可实行分类归集装订。
四、资料的保管
(一)资料的编号。为加强资料的管理，便利今后的使用，对所有归档的资料都要以立卷时间的先后、卷宗材料的性质进行统一编号，各类征管资料的编号由三部分组成：×－×－×，具体意义为：
1.分户装订的资料：
A －年份－纳税人编码
2.“案卷”装订的资料：
B －年份－纳税人编码
3.分类装订的资料
C －年份－分类编码
(二)资料的存放
各单位应设立资料室集中存放各类征管资料，其中历年资料按年存放，当年资料及户籍资料按下列要求统一存放资料：
1.分户资料按照纳税人的编码顺序按户存放，做到“一户一夹(袋)”，其中户籍资料的存放还应将停业户及待注销户等非正常纳税户与正常户区别开来存放；
2.稽查资料根据案件终结的先后次序存放；
3.综合资料按收集资料的部门不同分别存放。
各单位应落实专人负责归档的资料管理，资料管理人员在接受资料后应建立征管资料档案，并将资料的名称、资料的编码、资料的来源、资料的存放等有关内容输入微机储存，纳入计算机管理，以方便查阅、查询，使征管资料能够得到更好地利用。
(三)资料的使用
1.税务干部需查阅征管资料的可通过计算机的查询系统调阅有关资料，需查阅原始资料的原则上在资料室查阅，特殊情况需借出查阅的需登记，(登记簿格式见附表七)经管理人员同意后办理借阅手续；借阅人员在使用征管资料过程中，对借阅的征管资料应妥善保管，并在五日内将资料返回资料室。
2.征管资料一般不得对外借阅，如遇有特殊情况需查阅征管资料时，借阅人必须持本单位介绍信、工作证，在经分管局长批准同意后，方可对其提供。
3.由于主管税务机关征管范围发生变动，导致纳税人变更征管分局的，纳税人原有的历年资料仍由原主管税务机关保存，当年的分户资料以及计算机储存的该纳税人的数据资料则应由原征管分局移交现征管分局管理。
四、资料保管的期限
确定资料的保管年限，既要根据资料的性质，又要简便易行，各类资料具体保管期限为：
1.户籍资料的保管年限。户籍资料在企业歇业后归档，归档后这类资料的保管年限为十年。
2.日常征管资料的保管年限。日常征管资料应在年终归档，由资料室保管，其保管年限为十年。
3.稽查资料的保管年限。稽查资料应在结案后六十日内立卷归档，移送资料室。
a.凡定性为偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、伪造、倒卖、虚开、非法代开发票等进行了税务行政处罚的案件，其案卷保管期为永久。
b.一般税务行政处罚案件，其案卷保管的期限为十五年。
c.只补(退)税未进行税务行政处罚案件，其保管期为十年。
4.综合资料的保存期限为十年。
资料保存期满后，由资料管理人员编制销毁资料清册，经分局审核批准后，由分局集中予以销毁。
五、各单位可根据本办法制定具体实施意见。
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